マネジメントシステムを活用している組織で見落としがちな点

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ある全国的な医療団体から講演会の依頼があった。

講習会を実施する目的をお伺いすると、

◇組織の価値を高めて改善するために必要な内部監査とは何かを考える

◇各組織における内部監査の諸課題について研究交流を深める

◇組織の幅広いリスクに対して有効性の高い内部監査について考える

◇マネジメントシステムや内部監査を通じた、職員育成を考える

というような狙いがあると言う。

最近、こういった狙いでマネジメントシステムを経営に活かそうとしている組織は多い。

組織を長い目で捉えた場合、

◇製品やサービスの質向上

◇業務の質向上とリスクマネジメント

◇職員の育成

という「組織の永遠の課題」に取り組むことが定石である。

すると、解決する手段として「何を活用すればいいのか？」ということになり、「一過性の課題解決ではなく、継続的に組織が成長し、活用できるツール」となると「ISOマネジメントシステムを活用しよう」と言うことになるケースが多いのだ。

実際に講演してみて分かったのは、この全国的な医療団体の場合、

◇各組織ともマネジメントシステムの導入と認証の歴史が長い

◇各組織とも、組織全体で、極めてまじめに取り組んでいる

と言うことが分かった。

例えば、

「明日、外部監査や内部監査があるとしたら職員はどう感じますか？」

という質問について、たいていは、「緊張する」とか「ボロが出たらどうしよう」とかネガティブイメージを持つものであるが、参加した組織の多くでは「改善すべき点を見つけてもらおう」とか「自分たちでは気づかなかった点を指摘してもらおう」とか非常に前向きな姿勢でマネジメント監査を捉えていたのには少々驚きであった。

おそらく、

◇組織がISOを真に活かそうとしていて、実際、効果的に活用されている

◇もともと、インテリジェンスが高く、根がまじめな人が多い

◇いいコンサルタントや審査員と出会い、接してきた

といったことが、「マネジメントシステムを効果的に活用しよう」という組織風土にしていったのだろう。

講演会が終わり、懇親会で感想をお聞きすると、

◇マネジメントシステムが目指している「組織の成功モデル」

◇業務のヌケ・モレを自らチェックしながらものごとを捉える「ISO思考」

◇マンネリ化しない監査のポイントである「組織の状態と重要性」の考え方

が印象的だったという。

これらの視点は、マネジメントシステムの専門家や長年に亘ってISOマネジメントシステムを効果的に導入している組織でも明確、かつ、分かりやすく定義づけし、説明することができない。

つまり、「なんとなく、組織に自然とISOマネジメントシステムが浸透し、その意義や目的を意識していない」のだ。

これは、私の持論であるが、「上達論」で考えると、人は『認識して意識的に使う段階』を経て『特に意識せずに使える段階』がある。

したがって、逆に「意識せず使う」ばかりになると「自己流」に陥り、「自らの思考や行動に何が不足していたのか」を振り返りにくくなるのだ。

スポーツで「型」や「基本」が大事と言われるのは、「技」が崩れた時に「何が不足しているのかの拠り所」として「型や基本」が存在するわけだ。

「マネジメントシステムを活用し、継続的な改善」が比較的、実施できている組織であっても、意外と「マネジメントシステムの本質と効用の職員への理解」と言う点は見落としがちなポイントなのかもしれない、と思う。

（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ201号より）