マネジメントプロセスの有効性と失敗

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「マネジメントシステム＝経営管理の仕組み」に対する信頼の基礎は「システムやプロセス及びそれらの手順が有効に確立され、実行され、維持されていること」である。

ここでいう「維持」とは「最適な状態に見直されている」ことを含んだ概念だ。

ちなみに「マネジメントシステム及びプロセスの有効性」とは、

【プロセスの有効性】

“プロセスの結果（アウトプット）がプロセスの目的を達成した程度”

【マネジメントシステムの有効性】

“方針、目的及びそれを達成する活動を計画し、実行し、その方針及び目的を達成した程度”

と定義することができる。

では、逆に、「プロセス及びマネジメントシステムの失敗」とは何か？を考えるとすると、

◇プロセス及びマネジメントシステムの失敗のリスクを考慮すること

が重要な概念となる。

つまり、「プロセス及びマネジメントシステムの失敗」は、先に示した「プロセス及びマネジメントシステムの有効性の否定形」から考えて次のように定義できる。

すなわち、

【プロセスの失敗】

“プロセスの結果（アウトプット）がプロセスの目的を達成できていない状況”

【マネジメントシステムの失敗】

“方針、目的又は活動が設定若しくは実行できていない、又は目的が達成できていない状況”

である。

少々、話が抽象的になったので、事例を挙げてみる。

【製品・サービスの生産管理プロセス】

◇プロセスの管理者：

・部門長

◇プロセスを管理する目的：

・生産計画の達成

・生産効率の向上

◇プロセスにおける活動：

・顧客関連プロセスから製品要求事項の入手

・生産計画の策定

・購買・外注の管理

・設備の準備及び保全

・プロセス及び製品の監視測定

・生産プロセスに関する手順及び基準の管理

・製品の出荷及び付帯サービスの実施

・要員の教育訓練

・クレーム処理

・是正処置及び予防処置の実施

◇リスク要因：

・製品・サービス要求事項に関する情報不足

・法規制要求事項に関する情報不足

・力量を含む資源の不足

・設備の不足又は欠陥

・監視測定機器の不備又は欠陥

・購買・外注先の能力不足

・不適切な生産手順の放置

整理すると、「経営管理の仕組みが機能しているか否か＝マネジメントシステムやプロセスの有効性の確認」となるので、つまり、プロセスの結果が「プロセスの目的を達成した程度」や「プロセスの目的を達成できていない程度」について、上記に挙げた「プロセス管理者」、「プロセスの目的」、「プロセスの活動」、「プロセスのリスク」といった観点で、状況を確認すればよいのだ。

ある時、社会保険労務士や行政書士の方で、経営コンサルティングをされている人達と「プロセスの有効性」について意見交換する機会があった。

その時、「業務上のリスクに対してどのように管理しているか」という話題になった時に、多くの方は、

◇情報漏洩

◇災害や事故

の発生状況やその可能性について確認すること・・・のような話をされていた。

このリスクの考えは、「会社におけるリスク」としては、基本的には、間違っていない。

ただ、「プロセスの有効性を探り確認する方法という観点でのリスク」としては、上記事例に挙げたような「プロセスの目的を達成する上で、プロセスが機能しないリスク」という観点でチェックし、確認する必要がある。

つまり、「プロセスの目的」や「プロセスの活動」「プロセスが機能しないリスク」を想像し、何が業務上欠けているのかを考えることは、意外と「経営コンサルティングに携わっている人」でも難しい概念であり、視点であるようである。

（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ194号より）