プロセス監査の重要性（現場重視といいつつ“現状確認”に終始している経営システム監査）

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経営システムの監査の世界では、近年、頓に「プロセス監査」の重要性が説かれている。

一般的には、以前の経営システムの監査は、

◇監査基準（規格）の要求事項に対する一致性のみの確認

◇手順書など文書の確立と管理状況の確認

◇手順書などで規定された記録の維持管理の確認

などに重点が置かれたものとなっていました。

したがって、監査での指摘は、

・文書の最新版が配付管理されていない

・文書の定期的な見直しと承認がされていない

・記録が保管年限を過ぎているが、現在も保管されていた

・手順書で規定されていることが記録に記載されていない

などといった概ね、「実務上のリスクとは程遠い“そう言われればルール通りではないですね”という指摘」が多かった。

その結果、経営システム監査に対する多くの企業や人の捉え方が、

◇形式主義である

◇規格に沿った形骸化した文書や記録を用意する面倒なもの

◇意味がなくとも社内ルールにしたがって業務をすれば監査はパスするもの

といった「監査を通じて実務レベルでためになることは殆ど得られない無意味で厄介なもの」と化していった。

本来、経営システムが捉える「信頼性のある健全な組織」とは、業務プロセスやシステムが、

◆ムリ・ムダがなく効率的な手順が確立され、運用管理になっていること

◆リスクを考慮した運営管理がなされていること

◆上記のような観点で仕組み（経営システム）の見直しが促進される態勢にあること

といった状況下で運営されていることである。

しかし、「規格要求事項の適合性」という観点ばかりに焦点を当てて監査を進めると、「健全な組織運営をし続ける源泉」であるプロセスやシステムに焦点がおかれた監査にならず、「結果としての形式」ばかりをチェックする事に陥りやすかったのだ。

これでは、「経営システムの本来の目的」にそぐわないし、その結果、有効的な監査となっていない状況が世の中にまん延してしまった。

そこで、近年では、

◆仕事の流れに、沿ったプロセス監査

◆仕事内容や組織規模に見合ったプロセスやシステムの監査

を実施することが「監査の真の付加価値」として捉えられるようになったのだ。

したがって、「プロセス監査の常套手段」としては、

◇組織に必要と思われる役割と責任権限は確立しているか

◇組織に必要と思われるプロセスが存在して運用されているか（モレはないか）

◇組織に通常状態以外の、トラブルなど想定される緊急事態が特定されているか

◇緊急事態に対するプロセスが運営管理されているか

といったことを確認するのが基本になった。

しかし、ある時のこと。。。

あるベテラン（といわれている）監査員の監査を拝見していたら、

『プロセス監査と言いながら、単に規格要求事項を読みあげないだけ』

『規格要求事項の項番の順序で質問をしないだけ』

の“エセプロセス監査”だったので、ちょっとびっくりした。

その監査機関では「現場に真実がある」を標榜し、一部のコアなファンを獲得し、業績を拡大させている。

しかし、実態は、

◇組織に現に存在しているプロセスやシステムを現場で確認するだけ

◇規格を受審企業に意識させないだけで、結果を求め重視している

という状況だったのだ。

こうなると、

◇その組織に必要かもしれないが、現状存在していないプロセスやシステム

◇想定されていないプロセスやシステム

◇プロセスやシステムに潜むリスク

◇組織要員のものの見方・考え方

については、確認しきれないし、モレが生じる可能性があるのだ。

その監査を拝見して「監査を通じて現場職員をヨイショする技」は、自分よりも長けているので、勉強になった部分もあった。

ただ、「プロセス監査プロセス監査」とやけに強調していわれる割には、「現場での業務実施ベースが主体の確認で、未来を予測した業務プロセスの確認はできていない」と感じた。

「現場監査」を重視するのは、趣旨としては、「文書や記録の存在確認に陥っていた過去の反省」であり、賛同できる。

ただ、拝見したケースは、「業務実行の存在確認を机の上から現場に移しただけ」だけで、意外と「今後想定されるリスク」は監査で見れていない。

監査する側の人間はもとより、監査される側も、「プロセス監査」について、

【単に規格を読みあげなくなっただけの監査になっていないか】

を振り返り、経営システム監査の本質となっているかをチェックしていくことが「監査を通じた付加価値の創出」という観点で大事なのである。

（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ192号より）