テレビ会議では得られないメリットがある対面式会議

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先日、訪問した会社の会議室に「テレビ会議室システム」があったので、
「貴社は営業所が多いから、テレビ会議をすれば、出張経費も安上がりになって便利じゃないですか？」
と質問してみた。

すると、「実は、去年から、原則的には、テレビ会議を止めたんです」という。
詳しく聞くと、「連絡事項的な会議」を除いて、会議は従来からの、参加者が一堂に会する「対面式の会議」に戻したのだという。

雑談の中での会話だったので、正式な理由は、はっきりと聞かなかったが、
１）相手の真意が伝わりにくい
２）現実感を失いやすい
３）実際に会う機会が減ると、+αのメリットが無くなる
といったことがテレビ会議廃止の理由のようだった。

以下に、上記の廃止理由について、私の経験も踏まえて、若干、説明を加えてみたい。

「相手の真意が伝わりにくい」
これは、テレビ会議をするときによく言われる話だ。
おそらく、その理由は「目線」と「臨場感」ではないかと思う。
テレビ会議では、直接、訴えかけたい人に目線が行かないので、なんとなく、心にググッと響くものがない。
つまり、情報としては伝わるが、納得感が薄いのだ。
臨場感については、話し手や聴き手の「体温」がテレビを通じると伝わってこない。

「現実感を失いやすい」
これは、テレビ会議を通じると、言葉が対面式の会議よりも、言葉がキツくなるような気がする。
例えば、会議で、相手の話に反論する時は、「理屈では納得できても、感情的には許せん！」というシーンが必ずある。
目の前に、その相手がいる場合は、なんとなく、理性を保って、冷静に、反論トークをすることができるが、カメラの向こうだと、相手に殴りかかったり、殴りかかられることができないこともあり、逆に、ことばが荒くなり、時として「反論ではなく口論や単なる文句」になるのだ。

「実際に会う機会が減ると、+αのメリットが無くなる」
これは、会議の席では、質問しにくかったり、教えてもらいたかったり、依頼しにくいことが、直接相手に会う場合は、「会議プラスαの時間」でそういったことができるのだ。
もちろん、そういった事柄は、電話やメールでも情報伝達はできるが、変な話、「相手との同時性がない、あるいは少ない人」とは「親密度が低い」ので、電話やメールといったコミュニケーションでは、その目的を果たしにくい。
また、前日移動の会議ともなれば、食事をする機会も増えるわけで、仲間とのコンテクストが高まり、いわゆる「あ・うん」でものごとを進められるような間柄にもなる。
要は、組織の結束力も高めることができるのだ。

したがって、テレビ会議システムにより、「出張経費の削減」「出張に伴う移動時間の削減」「出張手続き作業等による業務時間の削減」などメリットは確かにあるが、「デメリット効果が測りにくい欠点」も確実に存在するのだ。
「一方的な報告会的会議」であれば、テレビ会議は、業務効率の良い仕組みであるが、「ディスカッションが求められるような会議」「参加者のコンセンサスを得る必要がある会議」などには、必ずしも、メリットばかりではないと認識しておいた方がよいだろう。

話は変わるが、企業で「研修会の欠席者に対する教育はどうしていますか？」という質問をすると、「研修会資料を回覧しています」という回答がほとんどである。
しかし、「知識を得るための研修会」である場合は、「出席者が研修会で習った要点をまとめた文書を資料の表紙に付けて回覧する」ことで、実務的には事足りるだろう。
しかし、「ものの見方や考え方」「思考力を高める」系の研修会の場合は、「回覧」では、おそらく、研修会に出た人の2～3割程度しか、研修会で講師が伝えたかった意図は、欠席者に対しては伝わらないだろう。
「対話型」の研修会の効用と意義を教育計画者は認識・理解すべきであろう。
（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ183号より）