メルマガ読者からの質問（「心理的スペースのムダ」について）

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先日、本メルマガ第142号（2009年9月18日発行）の内容について読者の方（以下、Aさんとします）から以下のようなお問い合わせがありました。
同様の疑問を持っている他の読者の方もいらっしゃると思いAさんの許可をいただいたので、紹介させていただきたいと思います。

【Aさんからのメール（その１）】
はじめまして。（中略）
「5S」について紹介された「整理の中の“心理的スペース”」のムダについてイメージできませんでした。
心理的スペースということは、人の精神状態やその人の意欲を表すことでしょうか。
また仕事以外のことを考えてしまうあるいは気持ちにゆとりがないことが
ムダなのかなーなどと思考してみましたが、すっきりしません。
つきましては、
以下のことについてアドバイスいただければ幸いです。
①心理的スペースの意味
②整理のところに位置づけた根拠
お忙しいところよろしくお願いします。

【「Aさんからのメールその１」に対する私の返信】
このたびは、お問い合わせいただき、また日ごろ、弊メルマガをご購読いただきまして感謝いたします。
お問い合わせの件について、私が考える「整理」についての考えですが、
◇日々の業務をしていると、要るものに混ざって要らないものが溜まりがち
◇「いつか使うだろう」という憶測に基づき、実際は目的なく置かれているものがあったりする
◇それらについて区分し、要らないものを捨てていく
という概念を「整理」としています。

そう考えると、一般的には「整理」する対象は、
「物理的スペースのムダ」と考えることができ、さらに拡大して考えれば、「パソコン内スペースのムダ」など電子的な作業環境のムダも対象と出来るだろう、と考えました。
ただ、拡大解釈して「整理」を捉えた場合、
「目的とする仕事をするためにムダな心理的スペース」
という概念があるのではないだろうか？と考えたのです。

そう捉えて「心理的なスペースのムダ」とはなんだろう？と考えてみたら、「頭や心のスペース」すなわち「本来は今の仕事に集中しなければならないのに、いつまでも頭の片隅に別の仕事があったりする状態」であり、具体的には、
◇勤務時間になっているのに仕事の段取りができていない
◇未来の仕事の段取りができていない
◇プライベートでの問題
など
と位置づけられるのかな、と考えました。

以上が、私が考える「心理的スペースのムダ」です。
「整理」に位置付けたのは、整理以外の「4S」ではピッタリ＆しっくりこないので、「とりあえず、整理に分類した」と言うのが本音です。
もちろん、「整理、整頓、清掃、清潔、躾」に「心理（S）」加えて「6S」という定義もできましたが、「5S」というゴロが世間に浸透しているので現状の「5S」を拡大解釈する方向で
考えてみました。

最近は「仕組みのムダ（S）」を加えて「6S」という方（実は私ですが（笑））もいますが、
どうも「世間的には通りが悪い」ので「5Sの解釈をアレンジした方がいい」という現状の結論（将来的には考え方を変えるかもしれませんが）に至っています。
（中略）
今後ともよろしくお願いいたします。

【Aさんからのメールその２】
（前略）
ご見解をロジカルに展開されて、よく分かりました。
日頃、目に見えるモノばかりを５Ｓで捉えておりましたが、５Ｓを実践する主体である人の心理にもムダがあることにあらためて気付かされた次第です。
私なりに『心理的スペースのムダ』を考えてみました。
→物事を始める前の心の準備ができていないこと、集中することができないこと、散漫な状態であること
「仕組みのムダ」同感です。

【「Aさんからのメールその2」に対する私の返信】
はい！
まさに「Aさんが示された心理的スペースの考え方」の通りだと思います。
話題はちょっと変わりますが、マネジメントシステムを指導する私たちコンサルタントは、
「仕事の質を高めるためには、日々変化する顧客のニーズや期待、世の中の情勢の変化、社内環境の変化をよく把握して、仕事のやり方を継続的に改善する（要はPDCA）ことが大事だ」
とクライアントさんにアドバイスしています。
しかし、その私たちは、QCにしても、5Sにしても、「昔に構築された概念」を後生大事にし過ぎている感じがします。
つまり「5Sの概念」も時代とともに日々変化していくものと考えています。
しかし「5Sの概念が作られたころの発想」つまり「製造業をイメージした発想」からあまり脱却しきれていない現状がまだある気がします。

「ムダ」の概念について、「心理的」とか「仕組み」とか現在のマネジメントの常識にマッチした形式に「5Sの中身」も進化させていかないと「5S」と言う概念は、今の人にとって「使えない概念」と捉えられてしまうかもしれません。
「昔構築された概念の本質」と「時代に則した柔らか頭」でいられるようになりたいものと、日々実感しております。

【Aさんからのメールその３】
５Ｓの概念は優れものです。
（中略）
現在、ある企業のマネジメントシステムの構築支援をしていますが、５Ｓの視点で構築を指導しています。自分たちが実施すべきことを具体的に理解する道具になりつつあります。
ＰＤＣＡも５Ｓの視点で把握すると理解がし易し、５ＳにPDCAのプロセス思考を取り込むと運用しやすいとも言えます。
重ね重ね貴重なアドバイス有難うございます。
今後とも良き気付きをお願いします。

以上が「Aさんと私のメールのやりとり」ですが、こういったやり取りを通じて読者の方とより相互理解が深まり、そしてお仕事に活用していただけることは「メルマガ発行冥利に尽きる」と感じるのである。
（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ167号より）