部下の育成になるCCやBCCの上手い活用

知人からメールアドレスの変更連絡が送られて来た。
ただ、送信先宛先欄「TO」にずらっとたくさんの見知らぬアドレスが並んで入力されている。
つまり、面識のない方のアドレスが「まる分かり」なのだ。

私のアドレスに限って言えば、ウェブサイトでも公開しているから、面識のない方にメールアドレスを知っていただいても特段の問題は生じない。
しかし、他の方はどうなんだろう。
おそらく、知人の知り合いは身元が確かな人ばかりだろうから、直接的な問題は生じないのかもしれないが、知人は「個人情報管理がちょっとアバウトな人なんだなぁ」と信用が「落ちちゃうんじゃないだろうか、と心配になった。

このケースに限らず、筆者の感覚では、
・会社員で、個人アドレスが会社から支給されている
・比較的、大規模またはコンプライアンス教育が充実したな企業に勤務している
・PCメールによる上司からの指示や業務報告する職務慣習がある
人は、メールの基本的マナーというか常識を踏まえている人が多い。
しかし、
・個人アドレスが支給されていない中小、零細企業に勤務している
・PCメールよりも電話や対面のコミュニケーションが多い
人は、メールの基本機能を案外知らない。

先日、友人と話していたら、宛先の「BCC」機能を知らなかったので、ITオンチの筆者が、会話の中で「BCC機能の解説」をする羽目になった。

「BCC機能」をご存じでない方のために本コラムで解説したいところであるが、私の説明では余計にわからなくなるので、
「PC　tamatebako」http://www.cyber-concierge.co.jp/pc_tama/tamatebako.html
というサイトから一部を以下に引用させていただく。

（引用ここから）
【TO】
＜使用目的＞
メールを送りたい相手が一人の場合などに使用します。
【CC】Carbon Copy （カーボンコピー）の略
＜使用目的＞
「宛先」に入力したアドレス以外にも、メールを送りたい相手が複数いる（一斉送信を行ないたい）場合に使用します。
又、同じ内容のメールを同時に送りたい時（一斉送信を行ないたい時）に使用します。
具体的には、主要「宛先」の送信先以外にも、内容を知っていて欲しい相手がいる場合などに使用すると良いでしょう。
＜特徴＞
「CC」を指定しメールを送ると、「CC」で指定した全てのアドレスが送信先へ表示されます。
＜注意点＞
送信先へそのままアドレスが表示されてしまう為、「宛先」へ入力したアドレスの相手と、「CC」へ入力したアドレスの相手が知り合いでない場合は、「CC」は使用しない方が良いでしょう。
【BCC】Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）の略
＜使用目的＞
メールを送りたい相手が複数いる（一斉送信を行ないたい）場合に使用します。
具体的には、「宛先」「CC」へ送る相手に「BCC」の存在を気付かれたくない時、使用すると良いでしょう。
＜特徴・注意点＞
「BCC」で指定したされたメールアドレスは、「BCC」以外の相手（「宛先」「CC」など）には表示されません。
以上のように、特徴及び注意を考慮の上、目的や用途に合わせて使い分けて下さい。
（引用ここまで）

私見であるが、上記で引用した部分に付け加えると、
「CCやBCCは、うまく活用すると部下育成や組織内のコミュニケーション向上」
にもつながると思う。

例えば、「CC」の場合であれば、
事例：『本来、課長代理がすべき部下に対する指示が不十分であった時に、課長から部下に補足の指示をする』
というようなケースの場合、「TO」に部下のアドレスを、「CC」に課長代理のアドレスを入力して補足的指示事項を伝えればよい。
部下は、課長からの追加の補足指示を理解できるし、わざわざ、課長代理に「課長からこんな指示が来ました」と明確に口頭で再確認する必要がない。
また、課長代理も「本来は、こんな感じで部下に指示するべきだったのだな」と課長からのメールを見て学ぶことができる。

「BCC」の場合であれば、
事例：『担当しているお客様からクレームが来てお詫びのメールを入れる』
というようなケースの場合、「TO」にお客さまのアドレスを、「BCC」に上司のアドレスを入力してメールをすればいい。
上司には、「部下がどんなお詫びメール」を入れたのかがわかるから、不十分な部分があれば、部下に即座に指示できるし、部下の力量を把握することもできるから部下育成の参考情報にもなる。

「CC」や「BCC」を上手く活用することは部下育成になるし、組織能力やコミュニケーション力の向上にもつながるのである。
（※　自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ　メルマガ119号より）

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