手帳の入れ替え作業

ビジネスにおいて年末の行事といえば、お得意様への暮れのご挨拶、年賀状書き、忘年会、事務所の大掃除などがすぐに思い浮かぶが、その他に大事な行事として「手帳の入れ替え作業」がある。

以前は、瞬間的に電子手帳を使ったり、システム手帳にしてみた事があったが、結局このことろの10年は「１年毎の使いきりタイプ」の手帳に落ち着いている。
システム手帳は、案外入力が面倒だし、敢えてデータ入力する必要があるならばパソコンメールのアウトルックのメモ帳を利用すればよい。
また、システム手帳は小さなセカンドバックほどの分厚いボロボロに使い込んだものを持っていると「バリバリ仕事やってます！」的な雰囲気が漂わせられるので、カッコいいが、通勤電車や飛行機で手帳を眺めてスケジュールを思案する時など手軽に持って手帳を覗くのに不便だ。
打ち合わせでたくさんメモを書きとめておく必要があるときは、A4のノートを用意しておけばいいのだ、と気がつき「背広の内ポケットに入る程度の1年毎の使いきりタイプ」の手帳にたどり着いた。

ただ、「使いきりタイプ」を使用すると冒頭に述べた「手帳の入れ替え作業」が生じる。
電子手帳派やシステム手帳派がそれらを指示する最大の利便性は「手帳の入れ替え作業」（注：手帳にメモされている必要なデータを新しい手帳に書き写す作業）の必要性が無いことだろう。

次年度の手帳を購入するのが、ここ数年の傾向をみていると、2005年と2006年が10月上旬、2007年が11月上旬に購入している。
「手帳の入れ替え作業」自体は、年の瀬も迫ったクリスマス以降にやる事が多いが、今年は、なぜか（・・・というか、バタバタと多忙だったのと、その反動で年末は何もやる気がしなかったのが理由ではある）2月の下旬まで引っ張ってしまった。
そのため2007年と2008年の手帳と手帳の両方を持ち歩く破目になっている。

「この調子じゃ、3月になってしまう・・・」と思って、一念発起して約2ヶ月遅れの「年末恒例の手帳のデータ入れ替え作業」に取り掛かった。
入れ替える主なデータは、
１）HP、メールアカウントなど＆ヘルプデスクの電話番号など
⇒ウェブやメールが使えないと仕事にならない
２）所属学会の会員番号
⇒案外、セミナーの申し込みの際など必要
３）定期的な取引先の入金口座
⇒忘れないためのメモ＆出張先や仕事の合間に入金するため
４）お取引先様の住所
⇒アドレス帳に入れるほどでもない頻度の取引先
５）仕事関係者の誕生日、ちょっとしたエピソード
⇒話しのきっかけ、良好なコミュニケーションのため
６）航空会社の会員番号
⇒航空券のネット予約に必要
７）各ネット登録している団体の会員番号など
⇒上記同様
８）前年度から続いている仕事のうち必要なメモ
⇒仕事上の必要性
９）日常の気づきメモのうちまだ「蔵出し」して使えそうなもの
⇒仕事のヒント、ブログネタのため必要
などである。

ちなみに私がここ10年間愛用している手帳は日本能率協会マネジメントセンターが企画・作成している「能率手帳エクセルカジュアルスリム（エクセル8）」だ。
詳細は割愛するが、「見開きの月間予定」「見開き1週間」「曜日均等割＆メモ欄」などが主な愛用している理由である。
ただ、不満は、「見開き1週間」のページのタイムメモリが縦軸でない事。
タイムメモリが横軸だとスケジュールを縦書きで書かないとメモしづらい。しかし、通常メモ帳は横書きで書くだろう。
この不満を解消しているのが、高橋書店が企画・作成している「リシェル5」。

そのようなわけで、ようやく「手帳の入れ替え作業」が終わった。
表現は尾篭（びろう）であるが、便秘が解消された時のような爽快感である。
（※　自分を変える“気づき”ロジカルシンキングのススメ　メルマガ６１号より）

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