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ISO認証取得している企業に勤務する友人からよく「来週は内部監査があるからたまっている記録作りを今週はしなくっちゃいけないんだ」という話を聞くことがある。
要は現在、社内で決められたルールに沿った記録が作られていないので記録作りをしてつじつまを合わせる作業で今週は忙しいという意味である。
内部監査はISO認証制度が登場する前から大企業であればあった。しかし、ISO9001や14001規格の出現以降余計にこの「つじつまを合わせる無駄な記録作り」が企業内で増え、より横行しているように思う。
その結果、ISOは「無駄なことばかりやらされて役に立たない」、「本来の業務が停滞する元凶」、「業務が2重帳簿状態で実態にそぐわない」と多くの人が思っている。
実際、内部監査を実施してもその結果は、文書の改定遅れ、文書間の不整合、所定の様式への記入もれ、承認印の漏れ、手順の逸脱、あるべき文書や記録がないなど、規定された事項の不遵守が指摘の大半を占めている。
そして、その単なる社内ルールの不遵守指摘とその是正処置の多いことが内部監査の有効性の証のように認証機関もみなしている。 これは内部監査が、認証審査での指摘を減らす企業の自主的活動と考えられているからであり、記録の記入漏れや承認印の漏れといった問題を検出し、再発防止策を実施することによって、マネジメントシステムの適合性を改善することが内部監査の目的と考えられているからであろう。
監査される部署は過剰なルールや無駄な記録作りが記入漏れや議事録の未作成理由とわかっていても、指摘されると「やれ処置だ、原因を究明して再発防止だ」と内部監査後の手続きが余計に面倒になるから必死こいて社内ルールに沿った記録作りに追われるのである。
しかし、内部監査は、監査する業務に直接利害のない組織内の第三者が業務の違法性や社内で規定されている手順の妥当性に問題がないことを客観的に検証することであり、記録の記入漏れや承認漏れなど存在する不適合の再発防止が第一の目的ではない。
内部監査に限らず監査の目的はマネジメントシステムが「適切で効果的に実施され,維持されているか否か」を検証することである。 適切で効果的な実施とは、組織の方針や目指す目的や目標が達成できるマネジメントシステムが構築され、実施されているという意味である。
しかし日本では、内部監査が社内ルールの遵守を徹底するための部門間の相互チェック活動であるかのように位置づけられて、社内ルールが守られていないことの検出が内部監査の役割となっている。それは日本人が持つ「マネジメント監査」に対する誤った概念とそのような審査をする認証審査のせいかもしれない。
内部監査の本来の目的はあくまでも「組織の方針や目的、目標を達成するために適切で効果的なマネジメントシステムが構築され、実施されているか否か」の検証である。つまり、社内ルールの不遵守検出が最大の目的ではない。
内部監査の直前に記録作りをしなければならないようなシステムであれば、そもそも適切で効果的なマネジメントシステムではない。
監査目的の不理解と社内ルールの愚直なまでの遵守という絶対の価値観を組織の多くの人々が認識として持つと、業務上の判断を狂わせ、業務管理者の役割をあいまいにしていく恐れがあり、マネジメントシステムの導入が組織を空回りさせてしまい、将来的には組織の秩序の崩壊を憂慮すべき問題である。
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