【第22話】できる人の仕事術～マルチタスクの管理術2～

前回の話では、

できる人ほど、並行して重責のある仕事を任せられています。

難易度もあり、重責のある仕事も並行して仕事を行うには、
目の前の仕事に集中することが大事であるといいました。

その複数の仕事の管理をするには、
仕事の見積もりをして、

調整を早い時点で行ったり、
作業に必要な量を把握しておくと言うことがポイントでした。

今回は、
他のコツについて、話をします。

色々な仕事を抱える人たちは、

正確な仕事の見積もり能力と

時間管理能力の少なくとも二つの能力を持っています。

正確な仕事の見積もり能力には、
技術と訓練が必要です。
(そのため、これから少しずつ話をしていきますが)

時間管理についての概要を先に話をします。

彼らがいくつかの仕事を抱えていながら、
目の前の仕事に集中できるのは、
実にシンプルで、

仕事の優先順位を決め、

やるべき事をやるべき時に行うというように、
決めているからです。

もちろん、それにもまた技術を持っていますが、
考え方は実にシンプルです。

作業の見積もりをしたら、それをいつやるのか
一週間トータルで配置すると言う作業をしています。

そのため、いつ何をするのか自分で管理できているので、

今目の前の仕事に集中できるのです。

では、どうやって、これを他の人にもできるようにするのか。

それについては、私が実践し、改善し続けている方法で
社内に広めようとしているものがあるので、

それを紹介していきましょう。

では、次回は

作業見積もり力と段取り力、時間管理力を鍛える日報フォーマットの紹介

です。

【第21話】できる人の仕事術～マルチタスクの管理術その1～

前回の話から少し時間が空いてしまいました。

おさらいすると
前回の話では思考と作業を分離することで

仕事の効率を上げると話をしました。


仕事の効率と質を上げるには、
今目の前の事に集中できる環境を作ることが大事です。

私が人事として、成果を出せている人を見ると

できる人ほど、並行して膨大な量の仕事を任されます。

しかもテーマが大きいです。新事業を並行して成長させる人だったり、

あるシステムを開発だけではなく、他のシステムとの連携も含めて
全体のシステムがトラブル無く動くように面倒を見ながら、

大量の部下の面倒を見ていたりとテーマだけではなく、
責任も大きいです。

しかし、それに反して、本人は楽観的だったり、
他のプレッシャーの大きい仕事を気にせずに
目の前の他の仕事をこなしていたりします。

その人がそういうメンタリティーの持ち主と言う
可能性も有りますが、そういう事を気にしなくてもよい
仕事の方式を持っていることの方が大きいです。

たくさんの仕事をこなしながら、しかも
それ一つ一つが複雑で大きな仕事をこなすことが
できるのはなぜでしょうか

何人かの人を見ていて、話を聞いて、いくつかの共通点が出てきました。

まず、最初のコツは、目の前の仕事に集中しない限りは、
仕事が減ることは無い。

だから集中できるための環境を作る。と言うことが一つ目です。

では、一つの仕事に集中するための環境を作る方法は何でしょうか

それは、仕事を請けた時点での行動があります。

仕事を請けたとき、まず彼らは仕事の成果物が何かと
その期限を確認します。

彼らはいつまでに何をしなければならないか
仕事を分解だけします。

例えば、新事業の成長を委託されているのであれば、
1.売上げを増やす
2.利益を増やす
と言う二つの工程に分解します。

更に、
売上げを増やすと言う工程は、
集客の数を増やす
商品を購入する人を増やす
商品を購入する人の購入点数を増やす
商品を購入する利用頻度を増やす

というように更に細かく分解していきます。

その工程を分解することで、どうしても
難しいことや時間のかかることだけ、
見つけてくるのです。
なぜ、それが難しいか、時間がかかるのかは
彼らは経験豊富なので、すぐに分かりますが、
要は、自分の中で仕事の完成形がイメージできなかったり、
関係者が多くなってきたり、作業の工程が多く時間がかかることが
分かると言うことです。

仕事を請けて、工程を分解しその仕事の全体像を
具体化させる作業だけをすまし、

期限内に仕上げるのが無理であれば、
作業を減らすか、期間を延長するかの
交渉を早い時点で行います。


つまり、受けた依頼の作業イメージを
早い時点で固めることで、

受けた依頼をこなせないんじゃないだろうか
と言う不安を早めに解消してしまうため、

あれこれ考える必要が無いのです。
そのため、彼らは、目の前の仕事に
集中して取り組むことができるのです。


もちろん、これだけがコツではありませんし、

仕事の作業見積もりをするのにも
技術が必要になります。


では、作業の見積もりや他のコツについて

次回に。

【第20話】できる人の仕事術 ～作業と思考を分離せよ～

前回の話では、


仕事のプロセスが私の中途面接における

キーポイントであると話をしました。

それは、仕事のプロセスを見れば、
その人の仕事の仕方が有る程度わかるからです。


では、私自身は、どういう仕事のプロセスを踏んでいるのか


それを今日から少しずつ紹介します。


まず、大事なのは、仕事の効率を上げていくことです。

そのために大事なのが、まず

思考と作業を分離することです。

例えば、パワーポイントでスライドを作る時、


私ならこのように、思考と作業を分解します。

思考
　・スライドの構成を考える
　(大体、このスライドで何を訴えたいかを決める)
　・スライドで書く内容を手書きでざっと書く

作業
　・紙で適当に書いた図をスライドにする
　・適当に書いた文言をきちんとした言葉に書き直す
　
というようにします。

パワーポイントでスライドを作ることしか仕事がないなら、
別にこのような工程を踏む必要は無いのかもしれませんが、

私の場合は、同時並行で、10や20の仕事を同時にこなしたり、

パワーポイントで訴えたい内容もたくさん書かないといけないことがあります。

その時、目の前のスライドにいきなりとりかかると、

えてして、
最初に思いついたところから、脱線したりします。

あ、こここうすればよかったなとか、この言葉をこうして
とかしていると構成という大きなパーツの作業のクオリティが
下がったりします。


スライドの図形などは後でメインのストーリーが終わった後に
修正したり、色をつければいいのです。

仕事の依頼が途中で入って、最初に想定していた
時間がとれなくなることもあるので、

先に大体、マストでやるべきこと、
次にできたら、いいこと

と言う順に作業を分けておくと、短い時間で仕事を仕上げることができるのです。

つまり、考えるだけ先に考えておいて、後でまとめて作業をする

それが私の仕事の一番最初のステップです。

なので、朝来たら、1時間くらいで今日仕上げるべき仕事の内容を
おおよそ、設計してしまいます。

後はそれを作業するだけ。

スライドにまとめたり、メールを送ったり、データを集計したりします。

先に作業の完成形が分かって作業をするので、最短の距離で仕事を
する事ができるのです。

考えることと作業が分離しているので、
それぞれの時間では、一つのことに集中して

仕事を進めるのが私のスタイルです。

仕事では、よく軍事に例えられることがあります。

それで言うと、兵力の分散は最も避けるべきであると言われますが、

私は思考と作業を分離することで、脳みそのリソースを一つに
集中するわけです。

まだ、あの応募者にメールを返してなかったし、
社割の申請許可を出してないし、

人事考課で役員に相談しないといけないことがあったけど、

新しい求人の広告を後1時間で仕上げないといけないな

みたいな事を考えながら、作業するのでは効率が悪いのは
分かってもらえると思います。

なので、私の仕事の仕方は、

ある瞬間には一つのことしか考えないと言うのが
ベースの仕方になります。

では、どのように複数の仕事を管理しながら
仕事をするのか、

という方法論をお話していきます。