こんにちは、株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
今日は社労士の資料回収について、私の考えを書きます。顧問先からの「あとで送ります」を、ただ待つ時間にしないための話です。
私は、資料回収の遅れを顧問先のせいだけにするのは違うと考えています。届くのが遅いことよりも、事務所の中で「届いた資料をどう扱うか」が決まっていないことのほうが、本作業を止めていると思うからです。
受け取る、使える形に整える、足りないものを返す。この3つがひとまとまりの「待ち」になっていると、誰が催促するのか、どこまで直すのか、いつ止めるのかが、その都度の判断になります。その都度の判断は担当者ごとにぶれますし、引き継ぎもしにくくなる。私はここが一番もったいないところだと感じています。
だから私は、AIやツールの話より先に、所内で一つだけ決めておくのがいいと思っています。資料が足りないときに「待つ」のか、「先に返す」のか、「相談する」のか、その線です。揃う日が見えているなら待てばいい。足りないものがはっきりしているなら、先に短く返せばいい。所内で判断が割れるなら、相談に回せばいい。全部待つでも、全部催促するでもない、という考え方です。
この線の分け方は、ヨハクルのブログにもまとめています。根拠として1本だけ置いておきます。
顧問先からの「あとで送ります」で、本作業に入れない
https://www.yohakuru.com/blog/24
私が効率化で大事だと思うのは、作業を速くすることより、止まる場所を言葉にすることです。「この顧問先はどういう形で届くか」「足りないときに何を先に返すか」といった判断が担当者の頭の中だけにあると、人が替わったときに、また同じところで止まります。線を言葉にして所内で共有できれば、AIに任せる範囲も決めやすくなる。順番は、言葉にするのが先、AIはその後だと私は考えています。
資料回収で毎月同じところに戻ってしまうなら、まずは顧問先1件だけでも、「待つ」「先に返す」「相談する」のどれで扱うかを決めてみてください。私はそこからで十分だと思っています。
それでは、また次の記事でお会いしましょう。