こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
社労士事務所向けDX支援「ヨハクル」
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はじめに
今回は、少し耳の痛い話かもしれません。
「AIを入れたのに、結局なにも変わらなかった」という社労士事務所の話です。
ここ半年でAIに本気で取り組む先生が増えました。
それ自体は素晴らしいことだと思います。
でも、その一方で、
こういう声も同じくらい増えています。
「導入したのに、気づけば誰も使っていない」
「最初だけ盛り上がって、すぐ元のExcelと残業に戻った」
これは先生の能力やセンスの問題ではありません。
失敗する事務所には驚くほど共通した"型"があります。
本記事では、私が現場で何度も見てきた、AI導入でやりがちな失敗を3つに絞って書いていきます。
この3つを避けるだけで、成功率は格段に上がります。
失敗1：所長の独断で導入し、現場の理解を得ない
所長の先生が勉強熱心で、AIの可能性に気づく。
「これはうちに入れるべきだ」と確信して、トップダウンで導入を決める。
決断としては、正しいです。
トップが距離を置いている事務所は、そもそも何も進みませんから。
でも、肝心の現場が置いてけぼりなんですよね。
「これからはAIでやるぞ」と号令だけかかって、なぜ必要なのか、自分たちの仕事がどう楽になるのか、現場には腹落ちしていない。
そうなると、現場はこう受け取ります。
「また所長が新しいものを持ってきた」
「覚えることが増えるだけ」
「今のやり方で回ってるのに」
人は、自分が必要だと納得していないものを、自発的には使いません。
しかも、給与計算のような業務をいちばん分かっているのは、所長ではなく現場のベテランだったりします。
その人たちの理解と協力がないまま導入しても、AIは現場の実務に根を張れないんですよ。
導入する前に現場の方々が「これは自分たちのためのものだ」と思えているか。
ここが抜けると、どんなに良い決断も浮いて終わります。
失敗2：業務の棚卸しをせず、とりあえずAIを入れる
次に多いのが、「とりあえず流行ってるから入れてみよう」というパターンです。
これも気持ちはよく分かります。
このAIの流れに乗り遅れたくないですからね。
でも、自分の事務所のどの業務が、なぜ重いのか。
どこに無駄があって、どこが属人化しているのか。
ここを棚卸ししないまま導入すると
AIを「どこに効かせればいいか」が誰にも分かりません。
そもそも業務の流れがバラバラで、人によってやり方が違う状態。
ここにAIをポンと置いてもAIは何を任されているのか分からない。
順番が逆なんです。
本当は、まず業務を棚卸しして、流れを整理する。
「この業務の、この部分が、毎月いちばん人を消耗させている」と特定する。
その上で、そこにAIを当てる。
棚卸しをすると「実はこの作業、AI以前にやめてもよかった」みたいなことも見えてきます。
AIは整理された業務の上でこそ効果的です。
失敗3：汎用AIを、そのまま使おうとする
3つ目は、ChatGPTのような汎用AIを、そのまま現場に持ち込むパターンです。
「月数千円だし、賢いから大丈夫だろう」と。
でも、汎用AIはあなたの事務所のことを何も知りません。
顧問先ごとの締日、手当の計算ルール、雇用形態ごとの例外。
こういった「事務所の頭の中」を、毎回ゼロから説明しないと動かないんですよ。
そこまで打ち込むなら、自分でやったほうが速い。
——だから現場は、そっと今まで通りに戻っていく。
これ、現場のリテラシーが低いからではありません。
汎用AIを業務で使い続けるには、毎回うまく指示を出し続けるという、それ自体が新しい負担になるんです。
ここで必要になるのは賢いだけのAIではなく、あなたの事務所のルールを覚えていてくれる専門のAIなんですよね。
ここを取り違えると、どんなに優秀な汎用AIでも現場では続きません。
3つの失敗に共通していること
3つ挙げましたが、根っこは一つです。
AI導入を「ツールを入れること」だと捉えている、ということなんですよね。
・現場の理解を得る前に、道具だけ入れてしまう
・業務を整理する前に、道具だけ入れてしまう
・事務所のことを教える前に、道具だけ入れてしまう
全部、「道具を入れれば変わるはず」という思い込みから来ています。
でも本当のところ、AI活用は、
・誰が、何を、どこまで担うのか
・どの業務を、どう整理して載せるのか
・事務所のナレッジを、どう仕組みに残すのか
という、組織と業務そのものを作り変える話なんです。
ここを「道具の導入」だと思っている限り、何を入れても同じ失敗を繰り返します。
逆に、ここを「組織づくり」だと捉えた瞬間、成果の出方が大きく変わります。
弊社のヨハクルがやっているのも、まさにそこです。
いきなりAIツールを導入するのではなく、業務を一緒に棚卸しして、事務所のナレッジをまるごとAIに載せ、現場が自律的に使える状態まで伴走する。
AIの機能を説明しておーわり、ではないんですよね。
まとめ
最後に、整理させてください。
AIを入れたのに変わらない事務所には、やりがちな3つの失敗があります。
-
所長の独断で導入し、現場の理解を得ない（現場が「自分のもの」と思えない）
-
業務の棚卸しをせず、とりあえず入れる（どこに効かせるかが分からない）
-
汎用AIをそのまま使う（事務所を知らないAIは続かない）
そして、この3つの根っこは一つ。
AI導入を「ツールを入れること」だと捉えていることなんです。
本当のAI活用は、現場を巻き込み、業務を整理し、事務所のナレッジを載せていく——組織と業務そのものを作り変える話です。
ここに気づいた事務所から、AIは「入れたのに変わらないもの」から「事務所を本当に変えるもの」に変わっていきます。
本日も最後まで読んでいただきありがとうございます。
「AIを入れたのに、結局使われずに終わってしまった」
「どの失敗にハマっているのか、自分の事務所に当てはめて知りたい」
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それでは、また次の記事でお会いしましょう。