こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
社労士事務所向けDX支援「ヨハクル」
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はじめに
今回は、社労士事務所の経営において、本当に多くの先生方が見落としている"DXのタイミング"の話を書きます。
「うちはまだなんとか回ってるんで。DXはもう少し落ち着いたら考えますね」
先生方とお話していると、
この言葉を本当によく言われるんですよね。
しかも、こうおっしゃる先生に限って、事務所はしっかり利益が出ていて、職員さんも揃っていて、傍から見たら一番いい状態だったりします。
だからこそ危ない
というのが今回の話です。
結論を先に言ってしまうと、社労士事務所のDXというのは、「余裕があるとき」にしか進められない仕事なんですね。
そして、「うちはまだ余裕があるな」と感じている今このタイミングこそが、唯一にして最後のDXチャンスだったりするんです。
逆に、人が辞めて、求人サイトに広告を出して、毎日が火消しになってからでは、DXは経営の選択肢から静かに外れていきます。
今回はなぜ「今、回っているからこそDXするのか」というところを構造から書き切ります。
ぜひ参考にしていただければ嬉しいです。
「うちはまだ大丈夫」とおっしゃる先生方が共通して使うフレーズ
まずは現場のリアルから入らせてください。
DX導入のご相談で先生方とお話していると、「今は大丈夫」と判断される先生方の言葉が本当に綺麗に揃うんですよ。
「いま業務はちゃんと回ってるんですよね」
「職員も揃ってるし、急いでDXする理由がなくて」
「もう少し落ち着いたタイミングで改めて考えます」
「忙しい時期が終わったら、本腰入れてやります」
これ、お会いする先生方のうち、感覚値で5割は最初こうおっしゃる印象です。
しかも、ここで使われている「大丈夫」は、その瞬間の事務所の状態としては嘘でも勘違いでもないんですよ。
事実、業務はちゃんと回っている。
事実、職員さんは辞めていない。
事実、火がついている案件はない。
——だから、「今、急いでDXに動く必然性」が、経営者の頭の中で立ち上がってこないんですよね。
ここまでは、ものすごくよくわかります。
問題はここから先なんです。
DXには、シンプルで残酷な"前提条件"があります
ここでちょっと意地悪な事実を一つだけ置かせてください。
DXというのは、
「業務が回っていて、人もいて、所長にも考える余白がある」状態でしか、まともに進められない仕事
なんですよ。
僕は、これを断言しています。
理由は単純です。
DXというのは、新しいツールを買ってきて、ポンと机に置いたら終わる仕事ではないんですよね。
AIを使えば魔法のように仕事が終わるんでしょみたいな幻想を抱いている人も一定数いますが（最近は減ってきてるかな？）、そんなことは全くありません。
事務所の業務フローを棚卸して、属人化している判断軸を言語化して、職員さんと一緒に新しい運用に乗せ替えていく。
これらを全部「考える脳の余白」と「現場で試す時間」が必要な仕事なんですよ。
想像以上に何十倍も泥臭いと思います。
つまり、DXに必要なリソースは、お金だけじゃなくて所長と職員さんの"脳の余裕"と"時間の余裕"なんです。
そして、ここがDXのいちばん残酷なところなんですが——
事務所が忙しくなった瞬間、
この2つのリソースはまっさきに枯れ果てるんですよね。
脳の余白も、
時間の余白も、
火消し業務に全部持っていかれます。
このときDXは経営者の選択肢から静かに外れます。
「いや、今そんなことやってる場合じゃないんで、そんなことよりもあの作業しないと、とか、求人広告回さないと…」みたいなことになるんですよ。
これは意思決定としては完全に正しい判断なんです。
でも、結果としてその事務所には「DXに着手できるタイミング」が、永遠にやってこなくなります。
余裕がなくなった瞬間、DXは経営の手段から外れます
ここをもう少しだけ解像度を上げて書かせてください。
事務所に余裕があるうちは、「DXするか、しないか」は経営判断のテーブルに乗っているんですよ。
やってもいい、やらなくてもいい、来期に回してもいい。
経営者の意思で選べる状態。
ここから、たとえば1人ベテラン職員さんが辞めたとします。
その瞬間、何が起きるか。
残った職員さんの業務量が一気に1.3倍、
人によっては1.5倍に跳ね上がります。
所長は、辞めた職員さんの顧問先フォローに自ら入らないといけなくなります。
そして当然、求人サイトに広告を出すことになります。
ここでもうDXというは選択肢は手札にないわけです。
なぜか。
「DXをやる時間があるなら、目の前の顧問先の対応が先」
「DXをやる予算があるなら、求人広告に回した方が早い」
「DXをやる脳の余裕があるなら、面接に使った方がいい」
——全部、経営者として完全に正しい判断なんですよ。
そして、この「正しい判断」を1年続けると
その事務所のDXは間違いなく1年遅れます。
もちろん2年続けると、2年遅れます。
そして、この"火消しモード"は、
一度入るとなかなか抜け出せないんです。
採用しても、戦力になるまで半年〜1年かかる。
その間にまた1人辞める。
また求人。また面接。また現場フォロー。
気づいたら3年経っているんですよ。
そして、3年前に「うちはまだDXは早いかな」と判断した事務所が、3年後にこう言い始めます。
「DXしないと、もう本当にうちは持たない」
——でも、そのときにはもう、DXに使える余白が、事務所のどこにも残っていないんですよね。
これが、社労士事務所のDXで起きている、いちばん静かで、いちばん残酷な構造です。
では、DXを成功させている事務所は、何をやっているのか
ヨハクルを導入して、本当に業務削減と売上拡大に繋がっている事務所が、共通してやっていることがあるんですよ。
それは、ものすごくシンプルです。
「いま余裕があるからこそ、DXに着手する」
という、ただそれだけの判断を当たり前に下しているんです。
成功している事務所の所長は、たとえばこう考えています。
「今、業務が回っているということは、ベテラン職員の頭の中に、事務所のノウハウが詰まっているということ。だから、今のうちにそれをAIに移し替える」
「今、所長の自分にも考える時間が残っているということは、業務フローを棚卸できる体力があるということ。だから、今のうちに棚卸す」
「今、人が辞めていないということは、職員と一緒にDXを試せる余白があるということ。だから、今のうちに巻き込む」
——この発想に立っているんですよ。
つまり、「困っていないからやる」ではなくて、
「困っていない"今しかできないこと"だから、今やる」という判断なんです。
これは、ある種の経営者としての才だと思っています。
危機感ではなく、構造で意思決定している、ということなんですよね。
そして、こういう事務所には、副次的に2つの大きな効果が生まれます。
1つは
職員さんの属人化が外れて、誰が辞めても事務所が止まらない状態になります。
もう1つは、
業務マニュアルと事務所専用AIが揃うことで、新人採用のハードルが劇的に下がります。
「うちの事務所、未経験でも入れますよ」と言える状態になるんですよ。
この差が想像以上に大きいわけです。
求人かけても実務経験ある人からはほぼ応募来ないし、リモートでぬくぬく仕事したい実務体験ない方はなかなか採用できないし、、、
のような負のスパイラルを抜け出すことができるのがDXです。
ヨハクルが"余裕があるうち"の事務所にこそ、全力で入る理由
ここで、ヨハクルの話を少しだけさせてください。
ヨハクルがDX支援に入る際、いちばん成果が出るのは、実は「困っていない事務所」なんですよ。
職員さんが揃っていて、業務もそこそこ回っていて、所長にも考える時間が残っている事務所。
ここに入ると、3か月で業務フローの棚卸が終わって、半年で事務所専用AIが立ち上がって、1年経つ頃には、職員さんから「もうこのAIなしじゃ仕事できない」という声が出始めます。
本当です。
そして、その1年の間に、ベテラン職員さんの頭の中が、ちゃんと事務所に移し替えられているんですよ。
このタイミングで、仮に1人職員さんが辞めても、事務所は止まりません。
それどころか、
未経験の新人さんを採用しても、AIが立ち上がりまでを伴走してくれるので、戦力化のスピードが圧倒的に上がります。
逆に、火消しモードに入ってからご相談いただいた事務所では、正直、ヨハクルでもできることが半分以下になります。
ヒアリングの時間が取れない。
職員さんを巻き込めない。
所長と話す時間が、面接と顧問先フォローに削られていく。
——こうなった事務所では、DXがパタッと止まってしまいます。
だからこそ、ヨハクルは「余裕があるうちの事務所」こそ、導入していただくバリューがあると思っています。
まとめ：DXができるタイミングは、「今、しか」ありません
最後に整理させてください。
社労士事務所のDXに関して、本当に多くの先生方が見落としているシンプルな事実はこれでした。
「DXは、余裕があるときにしか進められない」
そして、
「"今、余裕がある"と感じているタイミングは、その事務所にとって最後のDXチャンスである可能性が高い」
ということなんです。
人が辞めて、求人広告を出して、毎日が火消しになってからでは、DXは経営の選択肢から静かに外れていきます。
「困ってからやろう」という発想は、社労士事務所のDXに関しては、ほぼ"やらない"と同じ意味になります。
逆に言えば、「今、業務が回っているからこそ、DXに着手する」という判断を、いま下せる事務所だけが、3年後・5年後に揺るがない位置を取っていくということなんですよ。
これは精神論ではなくて、構造の話です。
DXに必要な"脳の余白"と"時間の余白"は、お金では買えないし、時間が経っても増えません。
「今ある」か「今ない」かの、ほぼ二択。
だからこそ、「うちはまだ大丈夫」と感じているこの瞬間にこそ、動いてほしいんです。
そして、社労士事務所のDXは
所長一人で抱える話ではありません。
ベテラン職員さんが事務所にいるうちに、所長に考える時間が残っているうちに、職員さんを巻き込める空気があるうちに——
このすべてが揃っている、今このタイミングで動き出せるかどうか。
ここを通り抜けた事務所だけが、これからの社労士業界で人にも顧問先にも選ばれる事務所になっていきます。
本日も最後まで読んでいただきありがとうございます。
「いまは回ってるけど、なんとなくDXは気になっている」
「うちの事務所が、DXに着手できる状態なのかどうか聞いてみたい」
「ベテラン職員の頭の中を、辞められる前に事務所に残しておきたい」
という方は、以下からお気軽にご相談ください。
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それでは、また次の記事でお会いしましょう。