こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
はじめに
今回は、社労士事務所の採用の話をします。
ただし、「いい人材の採り方」みたいな話じゃありません。
先日、ある社労士法人の方とお話しする機会がありました。
3月に、スタッフが1人辞めたそうです。
たった1人。
でも、その「たった1人」で、事務所の業務がかなり逼迫している。
その人がやっていた業務を、残ったメンバーで回さないといけないわけですから当然です。
でも、全員がすでにギリギリの状態で回している。
余裕なんて、どこにもないんですよね。
これ、他人事じゃないはずです。
今回は、「1人辞めたら回らない」という構造そのものが、社労士事務所の最大のリスクであるという話をします。
そして、その構造を変える方法は、採用のテクニックじゃないんです。
たった1人で、事務所が止まる構造
仮に20人、30人のスタッフがいる事務所であれば、1人が抜けても、ダメージは分散されます。
他のメンバーで少しずつカバーできる。
つまり、受け皿がある。
でも、5人とか10人の事務所だと、話がまったく違うんですよね。
1人が抜けたら、その人がやっていた業務がまるごと、残りの4人や9人にのしかかる。
しかも、士業事務所の業務って、単純な事務作業ばかりじゃない。
給与計算ひとつとっても、各社のルールが違う。
手当の条件、締め日、経理担当者ごとのフォーマット。
頭の中で考えることが、とにかく多いんです。
助成金の申請、就業規則の作成、手続き業務。
どれも、ある程度の専門知識がないとできない。
「誰でもできる仕事」じゃないからこそ、「誰かが抜けたときのダメージ」があまりにもデカい。
そして、その「誰か」が抜けるタイミングは、誰にも選べません。
それは、唐突にやって来ます。
「採用すればいい」が、もう通用しない
「じゃあ採用すればいいじゃないか」
普通はそう考えますよね。
僕もそう思いたい。
でも、現実はそう甘くないんですよね。。。
先ほどの社労士法人さんも、すぐに求人広告を出したそうです。
喫緊なので、もちろんいろいろな媒体で。
でも、なかなか応募が来ない。
仮に応募が来たとしても、「この人に任せられるか」という問題が出てくる。
社労士事務所の業務って、専門性が高いんです。
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法律の知識が求められる。
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難しい専門用語が飛び交う。
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判断が必要な場面も多い。
「事務作業ができます」だけでは、務まらない。
ここが、一般的な事務職の採用とは決定的に違うところなんですよね。
しかも、これからの日本。
人口はどんどん減っていく。
「外国人材を雇えばいい」という意見もあるかもしれません。
でも、法律を扱う仕事です。
日本語の専門用語が次々に出てくる。
ブルーカラーの現場とは、求められるものがまったく違う。
つまり、採用のハードルは今後さらに上がり続ける。
「人が足りなくなったら採用する」——この前提自体が、もう崩れ始めているんです。
AIで「人が抜けても回る事務所」を作る
じゃあどうするのか。
答えはシンプルです。
人に依存しない構造を、先に作っておく。
具体的に言うと、AIを活用して、事務所のキャパシティを事前に空けておくということなんですよね。
以前の記事でも書きましたが、AIを業務に組み込むと、一人ひとりがさばける量が増える。
給与計算、助成金のチェック、就業規則の作成、雇用契約書の作成。
こういった業務の工数をAIで圧縮すれば、スタッフに余裕が生まれます。
余裕があるということは、誰かが急に抜けても、残ったメンバーでカバーできるということです。
「1人辞めたら回らない」のは、全員がギリギリだから。
ギリギリじゃなくしておけば、1人抜けても回る。
当たり前の話なんですけどね。
そしてもうひとつ、大事なことがあります。
業務ルールやナレッジを、AIに蓄積しておくこと。
ベテランスタッフの頭の中にしかなかったルール。
「この会社の給与計算はこう」
「この手続きはこの順番で」
「このケースはこう判断する」
これを全部、AIに読み込ませて、事務所の資産として残しておく。
そうすれば、誰かが辞めても、その人の業務知識は事務所に残るんです。
引き継ぎが属人的にならない。
「あの人がいないとわからない」がなくなる。
属人化を、資産化に変える。
これが、構造を変えるということです。
考えてみれば当たり前の話なんですが、案外これができている事務所って少ないんですよね。
「今回ってるから大丈夫」が、一番危ない
ここまで読んで、「うちは今のところ大丈夫だから」と思った方。
それ、一番危ないパターンです。
いつ、誰が辞めるかなんて、誰にもわからない。
「今回っている」のは、たまたま今のメンバーが揃っているから回っているだけ。
明日は我が身なんですよね。
そして、逼迫してからAIを導入しようとしても、もう遅いんです。
業務に追われている状態で、新しいことを覚える余裕なんてない。AIの導入だって、最初は業務ルールの整理や設定に時間がかかる。
余裕があるうちにやるから、うまくいく。
余裕がなくなってからやっても、回らない。
今回っている「今」こそが、構造を変えるチャンスなんです。
まとめ
「1人辞めたら回らない」——この状態は、事務所の構造そのものに問題があります。
採用で解決しようとしても、専門性の壁、人口減少の壁、マッチングの壁。
どれも、これからさらに高くなっていく。
構造を変えるとは、AIで業務のキャパシティを空けておくこと。
そして、属人化した業務知識を、事務所の資産として残すこと。
人に依存しない仕組みを作った事務所だけが、誰が抜けても揺るがない。
「今回ってるから大丈夫」じゃないんです。
今回ってる「今」だから、その重たい構造を抜本的に変えられます。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
「うちの事務所も1人抜けたらヤバいかも……と薄々感じている」
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