こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。
【著者プロフィール】
吹上由樹（ふきあげ よしき）
株式会社Lean Stack 代表取締役
2021年4月 経済産業省へ入省
2023年7月 経済産業省を退職
2023年9月 株式会社Lean Stack設立
弊社HP：https://www.leanstack-buzz.com/
YouTubeチャンネル：DXできるくん
https://youtube.com/channel/UC-f1ZI9MiME-GC0l1gwNf4w?si=lF2BIOZAfWkwlRrS
はじめに
突然ですが、
あなたは、社内のGoogleアプリ操作を自動化したいのに「設定が面倒で進まない」と感じられていないでしょうか。
実は、プロンプトを送るだけでワークフローが形になる「Google Workspace Flows」が静かに登場しています。
まあ、ご存知な方はご存知かと。
difyとかn8nのGoogle版だと思ってください。
これは、まるで──社内の定型業務を聞き役の秘書が即座に下書きしてくれる感覚です。
個人的には結構使えると思います。
まだアルファ版ではあるのですが、使い勝手も今後より良くなるのかなと。
Google様の今後に期待です。
そこで、本記事では、最小のセットアップで効果を出す使い方を、今日から動かせるレベルでまとめます。
では、本日もいきますね。
1. なぜGoogle Workspace Flowsが必要なのか
Gmail・スプレッドシート・フォーム・ドキュメントなど、日々触るアプリがバラバラだと手作業の糊付けが増えます。
心当たりある方もかなり多いのではないでしょうか。
他社の自動化ツールは認証やAPI設定が壁になりがちですが、
FlowsはGoogleアカウント1つで主要アプリを一気につなげます。
これが革命的なんですね。
まるで──工場のベルトコンベアを一夜で敷き直すような滑らかさ。
しかもプロンプト生成やテンプレート呼び出しで、ゼロからの設計時間をぐっと圧縮できます。
「これやった後はこれやって、その後はこういった処理をしてね」
と伝えておいて、機能させておくと自動で勝手に作業をこなしてくれます。
2. Google Workspace Flowsの具体的な活用法７選
例えば、こんなケースで使うことができます。
①お問い合わせ一次返信をAIで即返す
フォームの新規回答を起点にし、Geminiが丁寧な返信案を作成しチャットに通知。
「一次返信を5分以内に返す」KPIを、まるで自動販売機が水を差し出すように守れます。
もちろん自動です。
②重要メールだけを抽出し下書きを作る
受信メールをAIで緊急度判定し、高優先なら返信文面を下書きとしてGmailに作成。
これは、まるで──賢い番犬が必要な相手だけに玄関を開けるような安心感です。
これももちろん自動。
③毎朝のアンケート集計をドキュメント化
スプレッドシートの回答を読み込み、Geminiに分析させ、朝の定期実行でドキュメントを自動生成。
レポート作成が、淹れたてのコーヒーを待つ時間と同じ短さになります。
自動。
④会議議事録の要点を自動整理
Meetの文字起こしを渡し、決定事項・宿題・期限を抽出してチャットへ配信。
これは、まるで──議事録係が隣でメモをとり即座に配るような速さです。
自動。
⑤契約関連タスクのリマインド
ドライブの契約書フォルダを監視し、更新日が近いファイル名を検知したら担当者へチャット通知。
期限管理が、自動で光るカレンダーのように見えるはずです。
⑥マーケ施策のToDo生成
カレンダーのイベントをトリガーにし、イベント内容をもとにGeminiが3つの施策案とToDoを生成。
「次の打ち手が思いつかない」空白時間を、まるで高速エスカレーターで飛ばすように短縮します。
⑦Webhookで外部チームにも配信
完成したレポートをWebhookでSlack/Teamsへ転送。
Googleの外にいるチームにも、同じ温度感で情報を届けられます。
はい、今まで手動でやっていた業務を全部自動でフローを組むことができます。
実際にいちいち請求書をメールで送っていた支援先（毎月90社くらいあるらしい笑）もこれで確実に業務効率を実現させています。
本当に素晴らしい限りですね。
3. 小さく始める3ステップ
ひとまずGoogle Workspace Flows触っていただきたいです。
まさに「百聞は一見に如かず」の世界です。
Step 1: 30分で初フロー作成
Flowsを開き、テンプレートから「フォーム→AI返信→チャット通知」を選び、社内フォームを紐づけるだけ。
テストランで1件送ってみて、返信速度とトーンを確認します。
Step 2: 1業務で1週間運用
Gmailの返信下書きフローを本番オンにして、1週間分の受信メールで精度を検証。
うまくいけば件名条件や分岐を足し、不要なら停止する。
この安全ネットが、試行錯誤の摩擦を消します。
Step 3: チーム共有を2週間後に
動くフローを共有リンクでメンバーに配布し、WebhookでSlackにも通知。
週1の15分レビューで「どの分岐が役立ったか」を振り返り、社内標準に育てます。
こういったAIの自動化ってより二極化が深刻化していくと思っていて、想像するだけでゾッとします。
4. 失敗しないための注意点
ソースと権限を最初に決める
アルファ機能ゆえ権限設定が要。フォームやスプレッドシートの閲覧範囲を必ず確認してください。
テストランを細かく刻む
途中ステップだけの実行はできないため、ステップごとにテストデータを用意し、無駄なドキュメント生成を最小化します。
モデル依存を前提に運用ルールを置く
Geminiのみ利用のため、回答トーンや禁止語をプロンプトに明記し、レビューの手順を残す。
これは、まるで──手袋をはめて精密部品を扱うような慎重さです。
まあ、今日はザッとこんな感じです。
サラッと書きましたが、着実に革命は起きています。
では、また次の記事でお会いしましょう^^
【著者プロフィール】
吹上由樹（ふきあげ よしき）
株式会社Lean Stack 代表取締役
2021年4月 経済産業省へ入省
2023年7月 経済産業省を退職
2023年9月 株式会社Lean Stack設立
弊社HP：https://www.leanstack-buzz.com/
YouTubeチャンネル：DXできるくん
https://youtube.com/channel/UC-f1ZI9MiME-GC0l1gwNf4w?si=lF2BIOZAfWkwlRrS
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