【完全解説】Google Workspaceの導入方法

 

 

こんにちは、
株式会社Lean Stack代表の吹上由樹です。

 

 

【著者プロフィール】

 

吹上由樹（ふきあげ よしき）
株式会社Lean Stack 代表取締役

 

2021年4月 経済産業省へ入省
2023年7月 経済産業省を退職
2023年9月 株式会社Lean Stack設立

 

弊社HP：https://www.leanstack-buzz.com/

 

YouTubeチャンネル：DXできるくん
https://www.youtube.com/channel/UCpKWNCmxjPHYg6f8t3FaiUA

 

はじめに

「社内の情報が、バラバラに散らばっていて、探すのに時間がかかるんです」

 

中小企業の経営者の方から、こんな相談をよく受けます。

 

メールはGmail。

 

ファイルはローカルとクラウドに混在。

 

会議はZoomだったり、電話だったり。

 

タスク管理はExcelだったり、紙だったり。

 

これでは、効率が上がるはずがありません。

 

実は、この課題を一気に解決できるツールがあります。

 

それが、

Google Workspaceです。

 

この記事では、中小企業がGoogle Workspaceをどう活用すれば、チームのコラボレーションが飛躍的に向上するのか、具体的な実装手順をお伝えします。

いま現場で起きていること

まず、現場で何が起きているのか。

多くの中小企業で、こんな課題があります。

 

  • メールで送ったファイルを探すのに10分かかる

  • 複数人で同じExcelファイルを編集すると、バージョンが増えて混乱する

  • 会議の議事録が個人のPCに保存されていて、共有されていない

  • お客様からのアンケート結果が集計できていない

  • タスクが口頭での指示だけで、進捗が見えない

 

これは、まるで──

 

図書館の本が分類されずに積み上げられているようなもの。

 

必要な情報は「どこかにある」のに、「すぐに取り出せない」。

 

その結果、情報を探す時間が、1日の業務時間の20〜30%を占めているという調査もあります。

 

30%ですよ。

 

つまり、8時間労働のうち、2〜3時間が「探す時間」に消えているということです。

本質的な課題の構造

では、なぜこんなことが起きるのか。

 

本質的な問題は、「ツールがバラバラ」だからです。

 

これは、まるで──

料理をするのに、包丁は台所、まな板は倉庫、鍋は別の部屋にあるようなもの。

 

それぞれのツールは便利でも、「連携していない」ことで、かえって非効率になっているんです。

 

Google Workspaceの強みは、ここにあります。

 

Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleカレンダー、Google Meet。

 

これらすべてが、クラウド上で完全に統合されている。

 

しかも、複数人が同時に同じファイルを編集できる。

 

リアルタイムで情報が共有され、バージョン管理も自動。

 

これが、業務効率を劇的に変えるポイントです。

小さく始める実装手順（今すぐできる）

では、具体的にどう使っていくのか。

 

すぐに実践できる手順を5つ、ご紹介します。


手順1：GmailとGoogleカレンダーでコミュニケーションを一元化（所要時間：初回30分）

担当：全社員
KPI：メール探索時間を50%削減

 

まず、Gmailの強力な検索機能を活用します。

 

「from:田中 見積書」と検索すれば、田中さんから送られた見積書関連のメールが一瞬で見つかります。

 

さらに、メール本文から直接Googleカレンダーに会議を登録できる。

 

「4月5日14時から打ち合わせ」という文章を選択して、「予定を作成」をクリックするだけ。

 

これで、コミュニケーションとスケジュール管理が一元化されます。


手順2：Googleドライブとドキュメントでリアルタイム共同作業（所要時間：初回20分、以降5分）

担当：事務・営業部門
KPI：ファイル探索時間を70%削減、バージョン管理ミスをゼロにGoogleドライブに「共有フォルダ」を作成します。

例：「営業資料」「見積書」「議事録」「顧客情報」

 

ここに、Googleドキュメントやスプレッドシートで作成したファイルを保存。

 

複数人が同時に編集できるので、「最新版はどれ？」という混乱がなくなります。

 

しかも、編集履歴が自動保存されるので、「誤って削除してしまった」という事態も防げます。

 

これは、まるで──

 

チーム全員が同じホワイトボードを見ながら、リアルタイムでアイデアを書き込んでいるようなもの。


手順3：Google Meetでリモート会議を円滑化（所要時間：会議準備5分）

担当：全社員
KPI：会議準備時間を80%削減、遠隔地メンバーとの意思疎通を改善Google Meetは、Googleカレンダーから直接起動できます。

 

予定に「Google Meet」のリンクを追加するだけ。

 

参加者は、時間になったらクリック一つで会議に参加できます。

 

画面共有機能を使えば、資料を見せながら説明できる。

 

リアルタイム字幕機能もあるので、聞き漏らしがありません。

 

会議後は、録画データをGoogleドライブに保存すれば、欠席者もあとから確認できます。


手順4：Googleフォームでフィードバック収集と分析（所要時間：初回15分、以降3分）

担当：営業・マーケティング部門
KPI：アンケート回収率を60%向上、集計時間を90%削減

 

お客様アンケートや社内アンケートを、Googleフォームで作成します。

 

質問項目を入力して、URLを共有するだけ。

 

回答は自動的にGoogleスプレッドシートに集約されます。

 

グラフも自動生成されるので、結果の分析が一瞬で完了。

 

これまでExcelで手作業で集計していた時間が、ゼロになります。


手順5：Googleタスクでタスク管理を最適化（所要時間：1日5分）

担当：マネージャー・リーダー層
KPI：タスク漏れをゼロに、進捗の可視化

 

Googleタスクは、GmailやGoogleカレンダーと統合されています。

 

メールを開いて、「タスクに追加」をクリックするだけ。

 

期限を設定すれば、Googleカレンダー上に表示されます。

 

チームメンバーにタスクを割り当てて、進捗を確認することもできます。

 

これで、「あのタスク、忘れてました」という事態がなくなります。

1週間レビューのやり方

毎週金曜日、15分だけレビュー時間を設けます。

  1. Googleドライブで今週作成したファイルを確認

  2. Googleタスクで完了したタスクをチェック

  3. 来週の優先タスクを3つに絞る

この習慣をつけるだけで、業務の優先順位が明確になります。


ミニ事例：製造業B社の場合

従業員50名の製造業B社。

 

営業部門の佐藤さん（仮名）は、見積書やお客様情報の管理に苦労していました。

Before

  • ファイル探索：1日30分（月10時間）

  • 見積書作成：1件あたり60分

  • 会議準備：1回あたり15分

  • お客様アンケート集計：月末に2時間

月間の非効率な作業時間：約20時間
 

After（Google Workspace導入2ヶ月後）

  • ファイル探索：1日5分（月2.5時間）

  • 見積書作成：1件あたり30分（テンプレート活用）

  • 会議準備：1回あたり3分（Meet連携）

  • お客様アンケート集計：月末に10分（フォーム活用）


月間の非効率な作業時間：約5時間
 

削減できた15時間を、新規顧客開拓に充てたことで、月間成約件数が20%増加しました。


再現条件

  • Google Workspace Business Starterプラン（月680円/人）を全社導入

  • 初月に2回の社内勉強会を実施（各1時間）

  • 共有フォルダのルールを1ページにまとめて周知

  • マネージャー層が率先して使い、部下に見せる

特別なITスキルは、必要ありません。

よくある落とし穴と回避策

実際に導入してみて、つまずくポイントが3つあります。


落とし穴1：権限設定を理解していない

Googleドライブで共有する際、「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の違いを理解していない。

 

その結果、機密情報が意図せず外部に共有されてしまうリスクがあります。

 

回避策：社内ルールを1ページにまとめる。

 

「顧客情報は閲覧のみ」「社内資料は編集可」など、明確に定義してください。


落とし穴2：ローカルとクラウドが混在する

一部の社員がローカルにファイルを保存し続けると、情報が分断されます。

 

これでは、導入した意味がありません。

 

回避策：「すべてのファイルをGoogleドライブに保存する」というルールを徹底する。

 

最初の1ヶ月は、マネージャーが毎週チェックして、定着させてください。


落とし穴3：無料プランで試して諦める

無料のGoogleアカウントで試して、「容量が足りない」「機能が足りない」と諦めてしまう。

 

でも、ビジネスプランなら、容量もサポートも充実しています。

 

回避策：最初からBusiness Starterプラン（月680円/人）で始める。

 

月680円で業務効率が劇的に変わるなら、十分すぎる投資対効果です。


まとめ：今日やるべきこと3つ

Google Workspaceは、「情報が散らばっている」という課題を根本から解決してくれるツールです。

 

まずは以下の3つから始めてみてください。

1. 無料トライアルを申し込む（所要時間：10分）

Google Workspace公式サイトから、14日間の無料トライアルを申し込んでください。

 

まず、自分で触ってみることが大切です。

2. 共有フォルダを1つ作る（所要時間：15分）

Googleドライブに「営業資料」や「議事録」など、1つだけ共有フォルダを作ってみてください。

 

そこに、今日作成したファイルを保存する。

 

これだけで、効果を実感できるはずです。

3. 次回の会議をGoogle Meetで実施する（所要時間：5分）

次回のチーム会議を、Google Meetで実施してみてください。

 

Googleカレンダーから予定を作成し、「Google Meetを追加」をクリックするだけ。

 

参加者にリンクを共有すれば、準備完了です。

 

小さく始めて、効果を実感してから、全社展開する。

 

これが、失敗しない導入の鉄則です。

 

情報が一元化されることで、あなたのチームは「探す時間」から解放されます。

 

その時間を、本当に価値のある仕事に使えるようになる。

 

お客様との対話、新しいアイデアの創出、チームメンバーとの信頼関係構築。

 

今日から、変わることができます。

 

【著者プロフィール】

 

吹上由樹（ふきあげ よしき）
株式会社Lean Stack 代表取締役

 

2021年4月 経済産業省へ入省
2023年7月 経済産業省を退職
2023年9月 株式会社Lean Stack設立

 

弊社HP：https://www.leanstack-buzz.com/
 

YouTubeチャンネル：DXできるくん
https://www.youtube.com/channel/UCpKWNCmxjPHYg6f8t3FaiUA
 

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