お休みを頂いておりましたが、社内で嬉しい話題が。社長ブログや長瀬さんブログで会議のメンテナンスが全社スタートしてました。
だんだんとCAの社風にも慣れてきて、この手の「掛け声」や「キャンペーン」は結構頻繁に提起され、それこそ良いアイデアなら新人のものでも採用されるんだけど、やってみて定着に至らない・効果の出ないものは忘れ去られるというさながら市場環境のような様相を呈していることを実感しました。
なので、これは根付いて欲しいので自分も後押ししたいです。入社した時、「なんて会議の多い会社だ」「これがだいきぎょうってやつかぁぁああ！！！」と思ってたんですが、そうでもないっぽくて安心しました。「10分遅れたら○○万円人件費のロス」とか「アジェンダのない会議は禁止」とか、前の会社でも流行らそうとしてたので。
会議をメンテするための、失敗しやすい点の対策を書いてみたいと思います。
1.会議を減らすのではなく手段を最適化するだけということを理解する。
目の敵にされがちな会議ですが、それでも大の大人が集まってワイワイ話す以上、何らかの効果はあるものです。たとえば、異動や入社の多い組織での顔合わせを兼ねたり、連絡事項を共有したり、もちろん、何かを決議したり。
会議を減らしたら、その分タダで時間が手に入ると思わないようにしましょう。あくまで「それをするのに最適なのは会議することか？」という自問の上でメンテナンスするので、「会議はやめる、かわりに○○でやろう」みたいな手段の最適化を行うのが正解です。〇〇には懇親会だったり、MLとかWikiとかSkypeとかが入ります。
ここを理解していないと、会議を減らしたけど、なんか情報が通らない、コミュニケーションが上手く取れてないなどの不満を抱え、何らかの会議が新設されて結局元に戻ってしまうのです。
2.みんなの時間を削減するために誰かの時間を多く使って準備する
目的としては 会議で得られる結果／参加者のコスト を最適化することなので、たとえばアジェンダを作成・議事録を作成するという行為は特定の誰かの時間を大幅に使います。なのでAさんが会議の準備に40分かける代わりに、他参加者5人の時間が20分削減されることで、差し引き60分の節約になるという感じです。
その場合、アジェンダは主催者、議事録は若手になることが多いと思います。議事録を取る人は、実はその書き方一つで会議の印象を操作できてしまう大役なので、出世したい人は積極的に議事録書くといいですよ。僕はズボラなので議事録係からひたすら逃げまわってましたが。
3.事前にやってほしいことを自分や他人のTODOに突っ込む
・自分：○○会議のアジェンダ作成（30分）
・自分：○○会議の議事録作成（30分）
・参加者：○○会議用の資料に目を通しておいてください（10分）
とか。忙しい人は無理矢理にでも時間確保して「情報が共有された上でいきなり議論開始できる」状態に近づける。会議中に全員の前で資料を読み上げるとかは、モチベーション系など肉声＆身振り手振りじゃないと伝わらないものを除き行わない。
4.会議とはToDoを決める場だけど、他に手段がなければ会議でもいい。
「アジェンダ書いて」と言われるとなれない人は戸惑うので、上記の点を取っ掛かりにすればいいと思います。「なんの会議か」というのは大体決まってることが多いので「会議が終わったらどうなってるか」を最後に書いておけば、その間が正しく進んでるかどうかがはっきりすると思います。
会議が終わったら「○○さんが今週中にXXする」みたいな、日付＆Todoが議事録に残っていれば、とりあえずOKでしょう。「今は諸々の都合で動けないので来週も会議実施」でも、関係者に打診したりたたき台を持ってくるとか何かできるはずです。
とはいっても「定例○○報告会議」とか、情報共有のための会議って微妙ですよね。そんなに重要でもないし、参加者全員に聞かせたいかというとそうでもないんだけど、他に良い手段がない場合も組織によってあります。理想論ばかり言ってても仕方ないのです。
・MLに投げてもちゃんと読んでもらえないかも、、
・忙しい人の予定を押さえるには会議しかない、、
そんなときは気負わず会議しちゃいましょう。「ああ、この会議グダグダだな」と感じる人が多ければいずれ改善されますし、続けることが大切です。僕だって大阪にいるので渋谷の人たちと定例ミーティングして近況聞きたいし。
あと会議はペーパレスにして欲しいのと、MLは極力やめてWikiなどあとからjoinした人が困らない情報共有体制を普及させたいな。