【Gmail の整理収納】ラベル付けと自動振り分け設定でメールを管理しよう

約5000件近くたまっていた受信トレイの空っぽ作戦をおこなうために、

迷子防止のラベル付けを頑張りました。

もっと簡単にピピっとできるかな～と思ったのですが、

最初が肝心！とばかり、がっつり向き合ってしまった。

モノと一緒で、やっぱり一件ずつ確認しながら整理と収納ですね。

行き先（定位置）が決まったら、

その後はある程度自動で振り分けされるように設定をすると、

そこからは管理が簡単ですね。

シリーズ【Ｇmailの整理収納】・いまさら聞けないメールのアーカイブってどんな事？

・受信トレイはそのまま放置派？空っぽ派？

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ラベルを考える

ここが勝負どころ？

どんなラベルを付けるかによって片付け方も変わりますよね。

何が大事か、どれを残すか、どんな分け方をするかですが、

ポイントは

あまり細かく分けすぎない事

かな。

私の場合、一番大切なのは

受講生さんとのやり取りなので、

どこまで連絡したか、ミスが発生しないように

そこだけは細かく分類しました。

ラベルの並びを任意の順番に変えるには

01受付

02入金確認

03事前連絡

04挨拶

のように頭に数字を付けると

自分の好きなようにアレンジOK。

さらに

01受付

　ーAオンライン

　ーB会場

など、階層構造にすることもできますよ。

ラベルを付けていく

整理収納で大事なのは「ラベリング」です！って

いつも講座で話してるじゃないか・・・私ぃぃ

ああ、そうか！と今更気が付く（汗）

残していたメールの傾向がある程度わかっているので、

目についたものから

・メールアドレス

・件名

・差出人

・キーワード

などで、検索して集めたら、

それぞれのラベルを付ける作業を続けます。

１つだけでなく、複数付けられるので

あっちもこっちにも振り分けられるのがいい所。

ラベルを付けたメールからどんどんアーカイブしていきます。

受信トレイにあったメールがどんどん減っていくよ～

そもそも・・・って部分にちょっと気付く

メールをチェックしつつ、

ダイレクトメールや、期日の決まったお知らせメールなど、

簡単に処分できるメールはゴミ箱に行きました。

が・・・

今までやり取りしたメールなどは

ラベルを付けて・・・残す。

残す・・・のかなぁ？？

そもそもメールを残している意味があるのか？という

究極の疑問がわいてきました。

過去のメールって読み返すことがあまりないよね。

契約系であれば見直すこともあるけれど

よ～～～く考えてみると本当は大半のメールは

無くてもいいのかもね。

いま入っている受信トレイの仕分けが大変だけど

でも無くなってしまうのは心配という場合は、

まずは今受信トレイにあるメールを全部選択して

「過去メール」とか「仕分け不能」

というようなラベルを付けて

まずはざっくりと一か所に集めて

受信トレイを空っぽにしてみるのもおすすめかと。

そしてこれから未来に来るメールに対して

ラベルを付ける習慣をつけるようにすれば

今後は簡単にメールが管理できるようになりますね。

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