Gmailを使っているときに、
どうしても避けて通れないものが
「アーカイブ」
私はず～っと、このアーカイブの概念がしっくりこなくて
どう取り扱っていいのか悩んでいました。
先日、Gmailの使い方のレクチャーを受ける機会があり、
他の人の使い方を知ることで
ようやくお悩みから抜け出せる糸口がつかめました。
しばらくこのブログでシリーズ化してみようかと（笑）
アウトプットが何より知識の定着につながりますよね！
アーカイブとは
アーカイブはWikipediaで調べると
アーカイブはデータの書き換えを想定せずオリジナルのファイルを長期間保存する
という意味になってます。
平たく言うと、データを安全に保管する 行為となります。
Gmailでアーカイブをすると、
受信トレイからは見えなくなるが、データとしては保管されて残っている状態
になります。
だから受信トレイがスッキリするよね・・・と。
えっ？見えなくなったら困らない？
というのが、いままでの私の考え方ですし、
そこは今でも変わりません。
フォルダが無いのでどうしよう
Gmailを使い始めた当初、
フォルダが無いことに不便さを感じていました。
その代わりに登場したのがラベルです。
ですが、アーカイブの考え方が良くわからなかった為、
ラベルを付けることへの理解力も不足していたんですね。
今までは、受信トレイに届いたメールは
要件ごとにフォルダに振り分けて管理して
必要な時には一覧で確認することが出来ました。
Gmailでは、受信トレイで見えているメールは
用件が済んだらアーカイブして見えなくします。
必要だったらラベルを付けてね。
探すときは検索すれば見つかるよ。
という事なのです。
ここで、どうして見えなくする必要があるんだろ？
という事への疑問が消えなかったのです。
メールの状態とアーカイブ
Gmailでのメールの管理方法は
ひとつの箱に全部入っている
と捉えると分かりやすそうです。
Gmailに送られたメールは
大きな箱に入る時に一律に「受信トレイ」という入場券をもらいます。
入場後に受付で、
「ご飯」というラベル（名札）、
「パン」というラベル（名札）
もしくは「ご飯」と「パン」の複数のラベル（名札）をもらうこともできます。
受付が終了したら、後から来るメールの邪魔にならないようにアーカイブします。
受信トレイの表示はなくなりますが
ラベルを持っていることはわかります。
○○のラベル持っている人～！で集団を作ることが出来ます。
ラベルがない場合は全く見えなくなりますが、その場所には存在しています。
必要があれば受信トレイでの再表示も可能です。
メーラーの場合は
受信トレイに届いたメールを
フォルダにお引越しさせているというイメージでしょうか。
メール単体が任意の場所に移動していることになります。
メーラーに届いたメールは、まず
受信トレイに並びます。
「ご飯」の人はご飯のフォルダに移動。
「パン」の人はパンのフォルダに移動。
「何もいらない」人は何もいらないのフォルダに移動。
ひとつのフォルダしか選択できません。
私の中ではこんな感じで理解してみました。
アーカイブのモヤモヤ解消
アーカイブの考え方が見えてきたけれど、
やっぱりモヤモヤするのが、
何のラベルも付けないまま、アーカイブすると
永遠に存在がわからないメールになってしまうのではないかと・・・
整理収納アドバイザー的には
ただそこにあるだけの、あるかどうか忘れてるものは
気持ち悪いわけで・・・
そもそも忘れてるものを検索できるわけがない！！！
そんな時に、Gmailをレクチャーしてくださった方の
事例を見せていただくと、
ずらっと並んだラベルの群れを発見！
やっぱりそうだよね！！！
必要なメールには全部ラベルを付けて管理したいよね。
さらにラベルも自動振り分けが出来るようなので、
便利に使える道筋が見えてきました。
これならアーカイブしても怖くないっ
ようやくその域までに到達しました。
やっぱり、使い方とか活用方法とか
シェアすることっていいですよね。
私もこれからも使ってみてよかったことや得た知識を
ブログでシェアしていくことに使命感(そこまでなのかっ⁉）
を改めて覚えました。
次回もGmailについての続きを書いてみようと思います。
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