まずは会議の前提条件から。
会議は達成目標を明確に規定すること。
議事録は、会議進行が円滑になるよう
先に書いてしまうのがコツ。
それが、そのままシナリオになる。
資料は原則事前配布。
参加者にあらかじめ読んできてもらい、
自分の意見を整理して出席させる。
表紙は、明確なタイトルと分かり易さ、
枠(現状-課題-対応)を空欄にしておく。
タイトルは質問文への変換を前提にし、
「～について」→「～は達成できたか」
と置き換えれるようにしておく。
案件によっては、会議途中で効果的に
配布する方法を考えよう。
司会はこれら情報の揃い具合を確認し、
感情を排して進行する。
ジョブズは、ヘッドラインを説明して
結論まで話した。
詳細は担当者に話をさせた。
その後、司会は、進行だけを管理して、
中身には立ち入らない。
まず、優先度の高い議題から話し合う。
時間を有意義に使うよう仕切っていく。
まずは皆で軸を確認し、議論を広げて、
軸に添って絞っていく作業だ。
ただ、会議の落とし所はあっていいが、
強引に帰結させるのはNG。
ディスカッションとは、多様な意見を
引き出すことが肝要だ。
みんなの考えを深めることができる。
あえて沈黙、読み上げ、冗談の時間を
設定して、声の大きい参加者のエゴを
出せなくしよう。
停滞した会議では、参加者の集中力を
上げるため、何人かに発表してもらう。
そして、論拠がない意見は全部捨てて、
事実でない提言は無視すること。
そして最後は、こう締めくくる。
「いろんな意見をいただきましたが
○という軸により○○に決めます」
ただチームで動かす時は、正しさより、
皆がハッピーになる形での結論付けに
なるように心掛けよう。
