当社では昨年から大量に存在する書類関係をデジタル化する取り組みを始めた。
働き方改革に対応し、労働時間を削減するにはそれを可能とする業務体制が必要である。
社員全員にパソコンとスマートフォンを貸与している環境があるので、書類をデジタルデータ化すればどこにいても過去のデータを探し、活用することが出来るようになるであろう。
そうすることで、書類の移動時間や運搬時間、探す手間は減り、会社としても書類を置く空間を減らせることになる。
そうした想定のもと、いろんな会社さんの提案や見積もりを頂戴しながら、コストを抑え効率的なデジタル化を目指した。
ざっくりいえば、あるサイズの箱にいれた書類一式を記載文字の検索ができるようなＰＤＦデータにして一箱いくらという基本価格を決め、具体的にスタートさせることにしたのだ。
昨年度中、まずは本社の経理総務関係にあった大量の書類がデータ化した。
そして物理的な書類はすべて破棄されたが、デジタルデータとしてクラウドに収納されており、単語などの検索で探せるので書類を見つける手間も少ないはずだ。
結果、めったに使われることないまま大量の書類が保存されて倉庫や書棚に大きな空間が誕生した。
入ると何かが倒れてきそうで手をつけられなかった倉庫
最低限のものだけですっきり
書棚にあった書類も
デジタルデータ化して破棄
やってみると断捨離とはまた違う、デジタル化である。
一つのモデルは出来たので、今後社内の書類は順次デジタル化を進めていきたいと考えている。