テレワーク、在宅勤務が今、効果的に機能しているかどうかは別として、ここ数か月の間、働き方や働く場所の変更を日本全体が試行錯誤していると言える。
そして根底にある日本全体のＩＴ活用やＩＴ先進国度が話題に上がることも増えた。
そんな中、最近、目につくようになったのが、ペーパレス化である。
実は、ＩＴ革命と言われて久しいが、ＩＴを経営に活用することが、経営者の重要な経営課題の中の一つに登場して以来、ペーパレス化の課題は常に話題になってきたと思う。
私は、仕事柄もあるが、個人的な見解も含めて、ペーパレス化の導入、活用については明確な判断基準がある。
ＩＴ活用については、メリットとリスクという切り口で、中小企業のＩＴ支援に取り組んできた。ペーパレス化については、シンプルにデメリットも含めて考察してみる。
まずはペーパレス化のメリットである。
ペーバレス化とは紙の書類の電子化である。紙のデータをデジタル化するとも言える。
ここで、３つの視点で整理する。
（ただし、いまだに中小企業の一部はまだ手書きで仕事しているケースもあるが、
今回の議論からは省く。ペーパレス化の前にＩＴ活用の話になるからである。)
・１つは、ワープロやＥＸＣＥＬなどのＯＡ系のソフトで作成した電子データを印刷するかどうかの議論である。
・２つ目は、すでにある紙の文書などをスキャンしてデジタル化する話である。
・あと３つ目であるが、役所の契約書などの類の契約書などは、今どきはひな型はデジタルデータで作成するが、正式書類としては紙で印刷して、それに押印とサインというのが日本の通例である。
今、世間では、この紙による契約などを電子化するという意味でのペーパレス化の議論が盛り上がっているようだ。
ビジネス社会全体での仕組みのペーパレス化の話でもある。
私は、この３つのうちの後半の２つは、どんどん進めればよいと思っている。
すでに社内に存在する文書類のデジタル化は企業などであれば必須事項だ。
これからは、知的資産経営の時代。様々な会社のノウハウや知恵はデジタル化して残す時代である。私はそれを記録の時代と呼んでいるが、紙としてのノウハウや経営資産としての保全はおのずと限界がある。属人的なノウハウである暗黙知ですら動画などを使ってデジタル化が出来る時代である、活用しない手はない。
それと、例えば、契約書を電子化できればどれだけ楽な事か。押印などは本当に手間だ。ただ、民間企業だけが電子化してペーパレスにするには無理がある。行政、金融機関なども含めて社会全体の電子化が待たれる。
今回掘り下げたいのは、１つ目のデジタルで作成した文章を紙に印刷するかどうかである。
私は、これこそ仕事の生産性や企業経営に直結する重要なテーマだと考えている。
今は、テレワークを普及させようという流れだ。
在宅などで使うプリンターが結構売れている。
理由は簡単だと思う。
やはり、紙に印刷しないと仕事がはかどらないということだ。
私も全くそうで、少ない資料や書類ならオンラインのみの完結でも可能だが、スピーディに量を裁くのには紙が一番早い。当然、書き込みなど五感を駆使して仕事ができる。
どんな人でも、パソコンの画面上だけで、様々な資料をチェックするのは限界がある。
まして、通常と違って、長い時間パソコンやスマホに接する時間が増えている。
もともと、パソコン上で文章類を画面で見るのは誰にとってもしんどい。ストレスが溜まる。
脳の一部しか使えていないから、集中力は落ちるしケアレスミス、勘違いなどが発生する。
もちろん、画像やデザインのチェックなどであれば、カラー表示で表現ができるパソコンでもそれほどストレスはないと思うが。
あと、仕事の種類によっての違いがある。
事務処理などのルーチンワーク系は、通常でもＩＴが進んだ分野なので、それほど支障はない。ただ、重要なチェック仕事は紙で行ったほうが、精度の高いシャープな仕事ができる。
企画や提案書作成などのクリエィテイブな仕事は、やはり、五感が生きる紙の文章や資料を使うのが良い。紙にダイレクトに赤などで書き込む。
もう一つ最後に、情報セキュリテイの観点から、ペーパレス化を考えてみる。
意外と知られていないリスクに関することがある。一見、デジタル化するほうが、セキュリティ上安全、安心と言う風潮がある。
しかし必ずしもそうでない。まずは、デジタルデータのバックアップの問題がある。
デジタルデータは一瞬にして消えるリスクが常につきまとう。
もう一つは、機密保持である。
簡単にコピーや転送などができる分、重要な書類がキングファイルなどにファイリングされ、施錠されたキャビネットに保存されていた方が、明らかに安全だったりする。
あとは、機密情報の漏洩である。
重要な情報であればあるほど、情報の盗難などのリスクが生じる。
ウイルスソフトから漏洩することも多々ある。
ペーパレス化は、貴重な森林資源を無駄にしない点でもメリツトは大きい。また、プリンターの廃棄、インクの消費など、いずれにしても環境に負荷がかかる。印刷するという行為が減ると環境には優しい。
だからと言って、紙への印刷をゼロにはできない。
このあたりは、ジレンマと言えばジレンマだが、紙をなくしてすべてデジタルで仕事をするのは人間には不可能だと思う。
だからこそ、臨機応変にバランスよくペーパレス化を進めたいものである。
以上