危機管理下の在宅勤務が一斉に始まって、
テレワークが先進国に比べたら遅れ気味だった日本も、一時的にしろ仕事スタイルが一変した。
私の会社も在宅モードになって、そろそろ１か月が経とうとしている。
私の日常もオンラインでの面会や仕事が続いていて、創業時からテレワークには慣れてはいたが、ここまで集中すると正直流石に疲れ気味なところもある。
そして必然的に私の相手の方は、ほとんどが在宅である。
ただ、私の仕事の外部の相手は経営者クラスが多いので、皆一様に仕事ができる人である。
ゆえに、初体験であっても皆さん在宅勤務にそんなに不自由している風でもない。
しかし、大半のオフィスワーカーにとっては、通勤とセットのオフィスでの勤務スタイルから突然の在宅勤務。戸惑いがあって当然だろう。
ＩＴ活用に不慣れな事による右往左往、暗中模索の中、ストレスが蓄積している人も多いと思う。
私は海外での仕事が多いので、オンラインで仕事することには慣れている。
ＩＴについても、昔のエンジニア経験もある。
だから近藤さんは出来るんですよね。と言われることも正直多いがその部分とは別に、
マネジメントにもコツがある。
今回は、そのいくつかを紹介しようと思う。
最近の情勢から考えて、この在宅勤務は短期では終わりそうもない。
今後しばらく、社会から在宅勤務を繰り返して求められる可能性も大きい。
私も、今回のコロナ危機の対策を確実に実行するには、やはり極力、オフィスワーカーは出勤をやめて在宅やオフィス外の勤務を続けるべきだと考える。
もちろん、在宅勤務は課題も山積なので、やみくもに在宅勤務は推奨するつもりはない。
すでにこのブログや最近のオンラインセミナーの機会にも話しているが、
そもそもテレワークにしても、緊急的な対策と平時の対策は分けて考えないといけない。
平時の対策という意味では、いつか、正常な状態に戻った時に、今回の危機下で体験した在宅中心のオフィス外勤務を少しずつでも会社の変革や働き方の改革につなげれば良い。多くの人の知恵を結集しながら、創り上げていけばよい。
そこには、日本独自のやり方が必ずあると思う。
詳しくは別の機会とするが、
一つのヒントは私は自然の中でのワーケーションだと考えている。
一方で、今の緊急時の在宅中心の働き方は、
少し冷静になって、あせらず柔軟な対応が必要だと思う。それは、経営者も社員もである。
同じ在宅勤務でも上司、部下それぞれの立場で事情が違う。
今回は、上司、つまり社員をマネジメントする側からの苦労や心理、そして改善のポイントを私の経験を踏まえて、幾つか書こうと思う。
すでに在宅やテレワークをコロナ危機以前から採用し精通した企業ではなく、初心者の企業、今回の事態で突然、遠隔地マネジメントを経験する方々へのヒントになればと思う。
まず、シンプルにマネジメントの違いを考えてみる。人が集まるオフィスでの活動とバラバラに社員が在宅のときの違い。
慣れないと気付かないことが多いが、同じ空間を共有しているというマネジメントのお膳立ての欠落である。
特に日本では阿吽の呼吸というのがあり、同じ空間を共有していたメリットは少なからずあった。
それが無くなっている訳であるから、マネジメントのやり方を変えないといけない。
社員も変える努力は少しは必要だが、マネジメント側の責任がもっと大きい。
一時期にしても柔軟になって従来のやり方を変える必要がある。
そのポイントを幾つか挙げる。
・活動の見える化
・業務指示の記録を残す
・勤務時間を柔軟にする
・健康管理の見える化
・そして、リズムを創る
まずは、一つ目の社員の活動の見える化である。
社員が何をやっているかが極端に見えなくなるのであるから、マネジメントする側は大変だ。
平時でも見えるか化は心配事であるが、在宅だとさらにストレスも溜まる。
ここで、２：６：２の法則を思い出してほしいのである。おおむね、人が組織を形成すると２０％が優秀組になる。平均的な集団が６０％、あとは、組織としてはお荷物組。
仮に社長が集まってもこういう構成になると言われるから、人間とは不思議な動物だ。
今回の在宅勤務に当てはめると、２０％組はほっておけばよい。言い方を変えると仕事のプロはどんな環境下でも仕事はできる。
そもそも、パソコンが使えるかどうかなど大差ない。仮に電話しかなくてもこの緊急時対応でもパフォーマンスは落ちないだろう。
幾らでもすることはあるし生み出す。
そして下の２０％に対しては、同じオフィス空間にいたとしてもマネジメントが難しいのであるから、今回はあきらめるべきだ。経営者の覚悟で対策するべきことだ。
こういう緊急時でもやはり、真ん中の平均的な層に対してどうするかが重要になる。
社員の日々の業務やしていることをきめ細やかく見える化することが重要になるのである。
監視ではなく共有するのである。
そして、ＰＤＣＡをしっかり回すことである。
毎日のレビューも欠かせない。簡単に言えば、部下の全員が新入社員になったつもりで、
ホウレンソウの徹底する。こうすれば、お互いに安心感や信頼感が生まれる。仕事の段取りの進捗も分かりやすい。
先日、メジャーな新聞である有名なＩＴ会社の経営者のコメントが印象的であった。
それは、簡単に書くと在宅勤務の秘訣は社員が嘘をつかないことであると。
私もそう願いたい一人だが、なかなか、人間は難しい。
私は人間は性善説、性悪説ではなく、性弱と考えている。とにかく弱いのだ。先に説明したプロ以外はどうしても仕事に向かない在宅環境で流される。この平均的な層が一番パフォーマンスが落ちる。
普段、会社の仕組みや的確な上司の指示、そして、空間として人に見られている意識、こんな縛りが消えるのだから当然だろう。
だから、平時よりもお互いのコミュニケーションに縛りをつけることは有効である。
お互いに少々負荷が増えて、仕事のハードルが高くなるが、今まで通りで良いところと、新たな工夫が必要な事、改善点が見えてくる。
やってみないと分からないことは結構沢山あるのである。
上司も部下も会社も学習する絶好の機会にすればよいのである。
いまだけの損得で見ると窮屈になる。未来への投資と考えると楽しくもなるし創意工夫もできる。決断は経営者の責任である。
次のポイントは、業務指示の方法である。
仕事のやりとりをできるだけ記録に残すのが良い。
メールが使えるのなら、メールを多用する。今はやりのチャットも一時的には有効だ。
オンライン会議やパソコンワークは疲れるので私は電話をお勧めだ。
しかし、今のようにお互いが心理的なストレスが溜まっているときは、言った言わないになりやすい。記録を重視すればより安心感や信頼感を維持できる。
おまけに副産物として書くと、実は記録というのはＩＴ活用の必要条件なのである。
そして、もう一つ大事なことは、勤務時間を柔軟にすることである。
流石に平時の通常勤務に合わせるのは難しい。電車に乗って定時に始業というルーチン的なパターンは在宅勤務では無理がある。
私のお勧めは始業時間を変動させるとか、１日のトータル時間を変動させる。これでメリハリもできる。ある時は、数時間で切り上げて映画を見る。ある時は、早朝から夜まで仕事する。
在宅という環境では平時の何倍もパターン化されすぎて、それが知らない間に疲れとストレスを生む。昔はやったフレックスタイムと言えるかもしれない。
部下の健康管理に上司が気を遣うのは言うまでもないのだが、上司から見たらこれも難しい。
表情や態度が普段よりも格段に見えにくいからである。そうすると、健康状態を見えるか化する必要が出てくる。
電話で話して察知できる部分もあるが、ずっと直接会わないでいると感度も鈍る。
最近では、クラウド型アンケートで健康状態の可視化ができるサービスも生まれている。
こういう機会に取り入れてみるのも有効である。
最後に、付け加えたいのが、リズムを意識することである。
メリハリという言い方もあるが、私は在宅の場合はリズムがより重要だと思う。
ＳＯＨＯワーカーとして在宅勤務で創業したからその大切さは身に染みている。
とにかく、在宅勤務はほとんどの人にとって生活の延長であり、オンオフの境目はない。当然、日数が長くなると新鮮味が欠落して単調な毎日になる。この単調さの中に身を置くと、人間は疲れるしストレスがたまり仕事の生産性も落ちる。
だから、色々と変化をつける。刺激的なことも時々混ぜる。マネジメント側が意識して、仕事の依頼内容やタイミングでリズムを創るのである。
ドラエモンがポケットから何か面白いものを出すような感覚と言ったら、言い過ぎかもしれないが・・。
私はリズムの源泉は、楽しむという事と多様化と変化だと思っている。
ちなみに、オンラインワークには昔から慣れている当社のメンバーも今は、新しい発見のために試行錯誤中である。
近いうちに、オンラインでの仕事のやり方について、今回の突発的な機会に得た経験値を加味して発表したいと思っている。
以上