事業再編。
以前は「医療福祉」としていた分野を、このブログでは「医療」にしぼって書いてみたのですが、「医療公益」として再編しました。
医師会の公益認定から公益法人の分野、そして、もともと多いNPO法人に認定NPOのお問合せが増えてきたこともあり、この分野を併せて考えることにしました。
さて、NPO法人の総会が続いています。
NPO法人と医療法人とは、事業年度末から3ヶ月以内に「事業報告書」を提出しなければならないという点で共通しています。
3月決算のNPO法人や医療法人は、今まさに総会ラッシュとなっています。
（ホントは3月決算の医療法人は、5月末までに総会ですが）
先日も、NPO法人の通常総会に出席させていただいたのですが、数十名とはいえほとんどの正会員が出席され、活発な議論、しかもすべて建設的な意見という充実した総会でした。
こういう場所にいられるだけでも、行政書士でよかったと思います。
会議をすると、当然議事録を作成するわけですが、「議事録」というとどんなものを想像されるでしょう？
「定刻となり、○○理事が選ばれて議長となり、議長席に着いた。
当法人の総正会員数△△名のところ、出席△△名、委任状による出席△△名の合わせて△△姪が出席しており、当法人の定款第△△上に規定する定足数を満たすため、議長は本総会が適法に成立したことを宣すると直ちに議事に入った・・・」
なんか、古文というかなんというか、かたっ苦しい文章ですよね。
東京都のガイドブックですら、こんな例ではないんですが、会議場で起きたことをすべて記録しなければならないという気がする一方、ガイドブックではほとんどどんな意見が出たのかわからない書き方で、ちょうどよい議事録の書き方が気になるところです。
でも、実際に打合せや会議をしたとき、メモは取りますよね。
そのメモを清書したら、それで十分じゃないでしょうか。特に、役員改選がない年の通常総会なら、会員自身が確認できればよいのでは。
もちろん、議長と議事録署名人2名が記名押印など、定款に定めている議事録の書き方は守らなければなりません。
また、役員改選の際は、議事録を添付して役員改選の登記申請を行いますので、その部分については必要な文言を入れておくべきでしょう。
しかし、大事なのは「どんな意見があったのか」「その結果、どんな話し合いがあって、どんな合意に達したのか」ということですよね。
特に、ひとりひとりの正会員が出し合った貴重な意見と、その結果みんなで出した答え。そうした場があったということ自体が、この法人にとって大きな足跡＝議事録になるのだと思っています。
通常総会は、1年間の報告とこれからの話両方が聞けて、ワクワクしちゃいます。