会長２年目の自治会しごとが始まる ２０２２年４月９日（土）
今日は、連合自治会が午後からある日です。会合の後、今年初めて回覧板を書くので、午前中に回覧板を回す順序を、昨年度のものから変更しておこうと思います。班長さんが変わっているので、新班長さんから回覧して、新班長さんへと戻ってくるようにチェック欄を作り直します。１０班、１２グループあるので、１２通りの回覧板の書式を作り直しました。お昼までかかりました。
１３時から自治連合会の会合がありました。今日は、新しい班長さんもたくさん集まります。いつもより少し早く行き、一番後ろの、風通しの良い場所に座るようにしました。本当は、多くの人達が集まるところへは、行きたくないのですが仕方ありません。始まるまでに、多くの配布物と掲示物をもらいます。まずそれらを整理しながらエコバックに入れて、必要な書類だけ手元に置くようにしました。２年目になると、会議の時に説明をされる資料も分かってきたので、混乱無く整理が出来ます。始まるまでに、まだ時間があったので、持って行った本を読みながら待ちました。また、会議の終わる瞬間も分かってきたので、終わった瞬間、立ち上がって帰ることもできるようになりました。
会議は、１時間３０分ほどありました。帰ってから少し休憩をして、１５時から回覧板を書きました。昨年１年間で２０回ほど回覧板を書いているので、書き慣れてきています。朝から回覧順を書き入れた空の書類ができているので、まずは１２枚の書類の一枚に、文章を書き込んでいきます。内容は、まず添付書類一覧を書き、次に当自治会からの連絡事項を書きます。一枚の書類に文章が完成すると印刷をして、読み上げながら校正をします。一カ所修正をしました。その後、その文章を、エクセルの残り１１の回覧書類にコピーをしていきます。２時間ほどで文書は完成し、１２グループの書類の印刷をしました。その書類に、連合自治会から配布された資料を添付して、ホッチキス留めをして回覧板を作ります。さらに、昨年からもしているように、書道用の紙に、筆書きで「自治会名、班長のお名前、回覧よろしくお願いします」と書いて、クリップで表に付けます。今回は、添付書類が多いので、薄いポリ袋に入れて配布しました。１７時３０分ごろから、１０班の班長宅を回り配布しました。７軒は居られたので手渡しできましたが、３軒はお留守でした。「回覧よろしくお願いします」と、書いたものを表紙に付けているので、郵便受けに入れておくことができます。
朝から書類作りを始め、昼過ぎに連合自治会の会議に参加して、その後回覧板を書いて配布までと、まる一日のしごとになりましたが、一気に終わってホッとしました。明日は、掲示板に掲示するポスターがたくさんあるので、それを５箇所の掲示板に掲示をしに行かなければいけません。明後日から天気が良くないようなので、明日の朝の間に、掲示をしておきたいと思います。
夜になって、今日の回覧板のエクセル書類を、来年会長になる副会長さんに、メール添付で転送しました。同時に、３月末に２４軒の子どもの居られるご家庭に配布した、公園の水やり当番の書類も送りました。その時期ごとに、副会長さんに書類を転送しておくと、一年間の自治会しごとを、体験してもらえると思います。昨年は、引き継ぎの時、一気に印刷書類やパソコンファイルをもらったので、とても困りました。また、毎回、書類を送っていくことで、自分のしごとが一つひとつ終わっていくことが感じられるので、この方法はいいかなと思います。自治会会長の２年目が始まると思うと気が重いのですが、「自治会の会長しごとが、４月から次第に終わっていく」と、思うようにします。