自治会総会の資料を作り始めた ２０２２年１月２０日（木）
今日は大寒です。とても寒い朝です。昼間は、昨日と同じ８度ほどまで気温が上がるようです。風があるので、昨日よりは寒く感じるかもしれません。
最近、夕方にコーヒーや緑茶を飲むと、夜、寝られなくなることがあります。昨日、夕方にコーヒーを飲んでしまって、昨夜は長く寝付くことが出来なかったので、今朝は睡眠不足状態です。働いているときは、こんな事は絶対になくて、午後７時、８時にコーヒーを飲んでも、よく寝ていたのですが、体質が変わってきているのかもしれません。長い距離を歩いて疲れている日でも、このようなことがあるので、体質の変化だと思います。気をつけなければいけません。午後からは、ノンカフェインのお茶しか飲めなくなってしまいました。アレルギーの食材も増えてきているようなので、こちらも気になるところです。エビ、カニの生は、絶対にだめで、最近は、柿の葉寿司のサバも、アレルギー症状が出るようになってきました。困ったことです。
昨日、橿原市立昆虫館と、橿原神宮と、畝傍山登山へ行ったときの写真を、朝から整理をしました。橿原神宮で、初めて撮影したルリビタキとタヒバリを調べるのに、少し時間がかかりました。午前中かかって、昨日の山河遊歩を書きました。
午後から歩きに出るつもりでしたが、自治会の総会資料が気になってきたので、その書式をつくることにしました。最初、ワードで作ろうと思っていたのですが、うまくいきません。そこで、エクセルで作ることにしました。
まず１枚目の、表紙を作りました。これは、昨年の書類を見て、ほぼ同じようにエクセルで作ることができました。１時間以上はかかっています。エクセルは使い慣れていないのですが、最近、回覧板をエクセルで作っているので、要領は少し分かってきています。
次の２枚目は、会長の活動概要です。一年間の活動を整理して、一覧表にしています。これは、これまでの活動を振り返らないと書けないので、書式だけを作りました。この活動概要を書きながら、今年度一年間の書類整理をしようと思いました。今年は会長職が初めてなので、いろいろな雑多な書類も一緒に保存しているのですが、重要書類だけを取り出して、ファイルに並べながら、活動概要を書こうと思います。
さらに３枚目は、次期役員の抽選をする方々を書き出す一覧表の枠組みを作りました。役員は、それぞれ年齢枠（５５歳未満、５５歳以上～７０歳未満までとか）があり、それらの方々を、自治会内の各ご家庭のリストから選び出さなければいけません。今日は、昨年通りの名前を書き出す枠だけを作り、次回、この枠の中に、年齢を考慮して役員籤を引くための候補者を書き出すことにします。枠組みを作るだけでも苦労したのですが、年齢を調べて選び出す作業は、さらに大変だと思われます。
最後に、今年もおそらく集まって総会が出来ないので、回覧で総会決議を集めて、その後、新役員の抽選籤を三役が持って回って、引いてもらうことになるので、回覧で配布した議案に対しての決議の提出の仕方などを書いた書類を、つけなければいけません。昨年と同様に書こうと思うのですが、これもエクセルで新たに作ります。これは、まだ手をつけていません。
ここまで、４時間ほどかけて取り組んで、総会までに作らなければならない書類の全貌が分かりました。そして、これからしなければならない作業も見えてきました。早くこれら４枚の書類を仕上げて、会計の方に見せて、会計の予算報告と、次年度の予算計画を作ってもらわないといけません。予算の原案は、会長から提案する必要があると思います。まだまだすることがたくさんあります。１月中には仕上げていきたいと思います。
当自治会には、これまで大企業の事務系の重役をされていた方が会計をされていました。株式総会などを乗り越えてこられた方なので、本物の事業報告、会計報告の書式を知っておられます。その方の書式に追いつくのに、とても苦労をします。