出欠管理(*^ー^*) byしおり

秘書部のしおりです(*^^*)！



今回のブログのテーマは
「SHELLYでの私の仕事」
ということで…

私はSHELLYに入ってから、
様々な活動に関わらせて
頂けてるんですが、
その中でも今日はひとつ

「MTG出欠」

という仕事について
紹介したいと思います＼(^o^)／♪



MTG出欠は、所属している
秘書部でのお仕事で、
毎月二回行われるSHELLYの
全体MTGの出欠管理を行います！


このお仕事の流れを簡単にまとめると


1.MTG開催週の月曜日に、
メンバーの出欠の確認をメールで行う

2.未回答者に再度
個別に出欠確認を行う

3.集計後とMTG当日の二回、
出席者をメールで配信する

4.MTG当日、
出欠と遅刻を記録する

5.MTG後、出欠の結果を
まとめる表に記録する


という感じです！

これが、いつも行っている
出欠確認のメールの一部です♪
メーリスで、みんなに一斉に配信して
アンケート形式で行います！


次の月のMTG日程や、
その日のMTGに関する
連絡事項などがあれば、
その事も一緒に記載します(p＾ェ＾q)


この説明だけみると、
一見事務的な仕事に見えますが…

実はとっても奥が深いんです( *｀ω´)笑



ただ出欠管理を行うだけではなく



月曜日の出欠確認メールでは

・どうやったら回答期限を守って、
必ず回答してもらえるか
・MTGに参加することの大切さを
いかに伝えられるか(出席率を上げる)




集計後の出席者共有のメールでは

・急な出欠変更を、
ギリギリや当日の連絡ではなく
わかったらすぐに
知らせてもらえるように



MTG当日のメールでは

・みんなが遅刻をしないように



などなど…

このようなたくさんの事を
このメールで伝えれるように
毎回文面の言葉や
言い回しを工夫しています！



そのため、
この出欠管理のお仕事は
毎回反省点や気付きが
たくさん見つかります( p_q)

学んだことを、次のMTG出欠の時に
毎回意識するよう心掛けています！


どちらかというと地味な
仕事ではありますが

SHELLYの活動の基盤である
全体MTGに、出欠という形で
関われるこのお仕事が私は大好きで
すごくやりがいを感じています。


私はこの仕事で達成したい目標は

＊SHELLYメンバー全員の、
遅刻や回答期限に対しての
意識をさらに高くする

＊MTG全員出席


ですヽ(*⌒▽⌒*)ノ


今はまだまだ課題がたくさんあるので
これからもどんどん追求して、
頑張ります＼(^^)／！！！



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