こんにちは
またまたお久しぶりです。
田舎町でピアノ講師をしているふぅです![]()
最近よく考えているこの問題。。
ピアノ教室をやっていると、必ず聞かれるのがこれ。
「振替ってできますか?」
しかも…
👉 規約では「振替なし」と伝えている
👉 講師都合のときのみ対応としている
それなのに、なぜか聞かれる![]()
あるあるですよね。
今日は
無理な振替依頼を“角を立てずに断るLINE文”を
テンプレ付きでまとめます。
※今回は、基本振替をしていない教室の場合の対応ですね![]()
まず大前提:悪気はない
これ、めちゃくちゃ大事。
保護者の方は
•ダメ元で聞いている
•他の習い事は振替できる場合が多い
•ルールをうっすらしか覚えていない
つまり、
👉 ルールを破ろうとしてるわけではない
ここを理解しておくと、
気持ちがだいぶラクになります。
NGになりがちな対応
ついやりがちなのが👇
❌「規約に書いてあります」だけで終わる
❌ 冷たく感じる文章
❌ イラッとしたまま返信する
これやると、
👉 正しいけど感じ悪い
👉 後々関係に影響
になることも。
基本の型はこれ![]()
断る時はこの流れが最強👇
① 感謝
② 確認
③ ルールの再提示
④ やんわりお断り
【そのまま使える】返信テンプレ
① 王道・やわらかい断り方
いつもありがとうございます。
ご連絡ありがとうございます。
振替についてですが、当教室では
講師都合でお休みになった場合のみ振替対応とさせていただいております。
ご希望に添えず申し訳ありませんが、
ご理解いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
② もう少しやわらかく(クッション強め)
いつもありがとうございます😊
ご連絡いただきありがとうございます。
振替についてご相談いただいたのですが、
教室の規約にて講師都合の場合のみ対応とさせていただいております。
申し訳ありませんが、今回は振替が難しい形となります。
ご理解いただけますとありがたいです。
③ しっかりめに線を引く(繰り返し防止)
いつもありがとうございます。
振替につきましては、教室の運営上、講師都合の場合のみ対応とさせていただいております。
大変恐れ入りますが、個別のご事情による振替は承っておりません。
何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
ポイント![]()
✔「できません」だけで終わらない
→ 必ず理由(ルール)をセットにする
✔「申し訳ありません」を入れる
→ 共感を示すだけで印象が変わる
✔ ブレない
ここ一番大事かもです!
一度例外を作ると👇
👉 あの人はOKだったのに
👉 じゃあ今回も…
となる。
優しさと一貫性はセット![]()
最後に
振替を断るのって、正直ちょっと気を使いますよね。
私も毎回気が重いです…
でもそれは、自分は生徒さんや保護者との関係を大切にしている証拠って思うようにしています!
だからこそ、
✔ 丁寧に
✔ やわらかく
✔ でもブレずに
このバランスでOK。
ルールを守ることは、
教室全体を守ることにもつながります。
みなさんもこんな伝え方、送り方してるよ~という文章がありましたらぜひ教えてください~![]()
体験レッスンの返信メール、どうしてる?【ピアノ教室用テンプレ2種類付き】