少し前の話になりますが、学校では新しい年度になると
職員調書というものを作成し提出しなければなりません。
育児休業中でも作成します。
こんなのです。
ごちゃごちゃしていますが、作成に要する時間は大したことありません。
年度、年齢、経験年数などに＋１をして、あとは家族構成や勤務地に変更があれば訂正加筆をするだけ。
例年５分くらいで終わるので何の疑問も抱かずに作成し、さっさと提出していました。
とーちゃんが心がけているのは
「頭を使わなくていい作業は、早めに速く」
ただ、今年はいつもと勝手が違いました。それは…
提出が大変
何が大変かって、
「印刷して押印したものを２部提出」
郵送でもいいんだけど、訂正があったら面倒。
結局、データと印鑑、そして娘とミルクとオムツを持って学校へ。
管理職に点検してもらうと、やはり２箇所ほど間違いがあったので行って正解。
（とーちゃんは「提出は早いが、訂正は多い」…残念）
職員調書を提出した辺りからぐずりだす娘。
そして帰りの車で号泣。
「やっぱり大変だなぁ…。」
…で終わってしまうと何も改善しないので、
今年は頭を使って職員調書について考えてみた。
１.メールで良くない？
職員調書は入院してても海外に行ってても提出が必要。郵送コスト（時間、お金）を考えてもメールが一番。ただ、とーちゃんの勤務先には学校のメールアドレスはあっても個人にメールアドレスが付与されていない…。
２.そもそも印鑑いる？
「メールで送ると印鑑が押せない」…？いやいや、今はスマホの契約もタブレットにスタイラスペンでサインするだけですよ？どうしても必要ならデジタル署名とかでいいじゃないですか？
３.データベース化したら？
データベース化したら年度も年齢も一斉に更新されますよね？住所や家族に変更があればその都度報告するようになっていますし、何度も報告すると時間と労力のムダですし、ファイルによって更新漏れがあるなどのヒューマンエラーが生じやすくなります。管理職の「職員が年度や年齢を更新しているか点検」という、Excelの関数で一瞬でできる作業×職員数のムダを省くことができます。
ちなみに、
12,000人の教職員が「機械で代用できる職員調書作成の作業」毎年５分間解放されるとすると、
12,000人 × ５分 ＝ 60,000分 ＝ 1,000時間
また、教員の平均月収(340,000円)と稼働日(およそ20日とする)から時給を算出すると、
340,000円 ÷ 20日 ÷ 9時間 ≒ 1,888円/時
時給と12000人分の教職員の５分間を掛け合わせると、
1,000時間 × 1,888円/時 = 1,888,000円
年間188万円分の節約になります。これに、もっと時給の高い校長の「Excelの関数で一瞬でできる作業×職員数のムダ」も節約できる（自治体によって、教職員の人数は異なると思いますが）
注：１日の労働時間は９時間で計算（そんなわけないけど）
注：平均月給はリクナビNEXTを参照
注：私は「速いが訂正も多い」ので計算間違いがあればやさしくご指摘ください。
注：「お前が簡単な書類ミスるから点検してんだろ？」は言わないで。
４.なぜExcel方眼紙？なぜ印刷？
Excelで作成すると文字が途中で切れたり、ものすごく小さくなったりします。やはりAccessのフォームに入力してデータベース化した方が効率的。
？「データベース化って言っても、先生達ってAccess慣れてないし、ソフトの導入コストが…」
いえいえ。教育委員会にWebサーバーにパスワード付きの入力フォーム（PHPとかで？）作成すれば、全台にAccess導入する必要なんてないでしょ？
？「じゃぁ、PCの得意そうな先生に作ってもらって…」
いや、そういうのはプロに任せないと。餅は餅屋。
５.給料の欄なに？
「あなたは◯月◯日から◯号給ですよ」って教えてもらって、自分でそれを調書に記入して、また教えてもらった人に報告する・・・
は？
…もはや「育児日誌」ではなく愚痴ですね…反省。