こんにちは！栗林です
私は学生時代から、自己啓発本をよく読んでいました。
現在も、自己啓発本やビジネス書を書籍で読んだり、移動中にAudibleで聴いたりしています。
多くの本を読んでいると、表現や事例は違っても、書かれている本質は似ていることに気づきます。
しかし、どれだけ素晴らしい知識を得ても、読んで終わるだけでは何も身につきません。
野球の本を何百冊読んでも、それだけでプロ野球選手にはなれないのと同じで、ビジネス書をたくさん読んだからといって、ビジネスのプロになれるわけでもありません。
知識は、実践して初めて自分の力になります。
私がこれまで読んできた数々の本の中で、成功するために何より大切だと感じているのが、時間の使い方、つまり時間管理です。
成功する人は、気分や忙しさに左右されることなく、時間を管理する仕組みを持っています。
今日は、「成功する人は時間管理が徹底されている」をテーマに、重要なことを確実に実行し、成果を積み重ねるための時間管理についてお話しします。
成功する人は、記憶ではなく予定で動く
「時間があればやろう」
「忘れないように覚えておこう」
このような考え方では、重要なことほど後回しになります。
人は、目の前の仕事や突然の依頼に簡単に流されるからです。
成功する人は、やるべきことを頭の中だけで管理しません。
いつ、何を、どれくらいの時間で行うのかを予定に入れます。
例えば、「営業活動を強化する」と考えるだけでは、日々の仕事に追われて実行できません。
しかし、毎週火曜日の午前中を新規顧客への提案時間として確保すれば、行動が継続されます。
予定に入っていない目標は、願望のまま終わりやすいものです。
本当に実現したいことは、先に時間を確保しなければなりません。
重要な仕事から先に時間を予約する
多くの人は、打合せや依頼された仕事から予定を埋め、残った時間で自分の重要な仕事をしようとします。
しかし、残った時間など、ほとんど生まれません。
成功する人は、順番が逆です。
自分の目標達成に必要な時間を先に確保し、その後にほかの予定を入れます。
経営者であれば、会社の将来を考える時間、人材育成に使う時間、新しい顧客や商品について考える時間が必要です。
ところが、これらは緊急ではないため、意識しなければ後回しになります。
目の前の問題を処理することも大切ですが、それだけでは会社の未来はつくれません。
重要な仕事は、空いた時間に行うものではありません。
重要だからこそ、先に予定を確保するのです。
一日の最重要課題を決める
やることを何十個も並べると、どれから手をつけるべきか迷います。
そして、人は簡単に終わる仕事から手をつけたくなります。
- メールを返信する
- 書類を整理する
- 細かな確認を済ませる
それらを終えると仕事をした気分になりますが、最も重要な課題が残っていれば、大きな成果にはつながりません。
そこで、一日の始まりに、「今日、これだけは必ず前進させる」という最重要課題を決めます。
全てを完璧に終わらせる必要はありません。
会社や人生に大きな影響を与える仕事を一つ前へ進めることが重要です。
小さな仕事を10個終わらせるより、未来を変える仕事を一つ終わらせる。
この判断が、長期的な成果の差になります。
仕事に終了時間を設定する
人は、与えられた時間をいっぱいまで使う傾向があります。
1時間あると思えば1時間かけ、半日あると思えば半日かけてしまいます。
いわゆるパーキンソンの法則です。
だからこそ、仕事には終了時間を設定することが大切です。
「この見積書は10時までに完成させる」
「この打合せは30分で結論を出す」
「メールの確認は午前と夕方の2回にまとめる」
このように期限を明確にすると、集中力が高まり、不要な作業が減ります。
ただし、終了時間を守るために確認や品質を省いてはいけません。
必要な品質を保ったうえで、時間内に完成させる方法を考える。
それが、本当の時間管理です。
予定には余白を残す
時間管理というと、朝から晩まで予定を詰め込むことだと考える人がいます。
しかし、予定を詰め込み過ぎると、一つの遅れによって全ての予定が崩れます。
仕事では、突然のトラブルや緊急の連絡が必ず発生します。
特に経営者は、自分では予測できない問題への対応を求められます。
だからこそ、予定には余白が必要です。
例えば、
- 打合せを連続して入れず、間に30分空ける
- 一日の予定を100％埋めず、急な対応に使える時間を残す
この余白があれば、想定外のことが起きても、重要な予定まで犠牲にせずに済みます。
余白は、無駄な時間ではありません。
予定を守るための安全装置です。
集中する時間と連絡する時間を分ける
仕事中に電話やメール、社内からの質問へその都度対応していると、集中力は何度も途切れます。
短い連絡でも、元の仕事へ意識を戻すまでに、脳科学では最低でも20分の時間がかかると言われています。
そのため、集中して考える仕事と、連絡や確認を行う時間を分けることが重要です。
例えば、
- 午前中の1時間は電話に出ず、見積や計画の作成に集中する
- メールは届くたびに確認せず、決めた時間にまとめて返信する
- 社内からの相談も、緊急でなければ一定の時間に集約する
仕事を種類ごとにまとめれば、頭の切替えが減り、同じ時間でも多くの成果を生み出せます。
全てに即座に反応することが、仕事の速さではありません。
重要な仕事に集中できる環境を守ることも、時間管理の一つです。
定期的に予定を見直す
予定を立てただけで満足してはいけません。
実際にその通り動けたのか、成果につながったのかを確認する必要があります。
一日の終わりや週末に、
「予定通り実行できたか」
「何に時間を奪われたか」
「予定した時間は適切だったか」
「来週は何を変えるべきか」
を振り返ります。
毎回予定が崩れるのであれば、自分の意思が弱いと決めつける前に、予定の立て方や仕事の受け方を見直すべきです。
時間管理は、一度決めて終わるものではありません。
実行し、確認し、修正を繰り返すことで、自分に合った仕組みへ育てていくものです。
時間管理とは、人生の経営である
会社を経営するためには、お金、人材、設備などの資源を適切に配分しなければなりません。
時間も同じです。
- 限られた時間を、どこへ配分するのか
- 何に集中し、何を後回しにするのか
その判断によって、得られる成果は大きく変わります。
どれだけ優れた知識を持っていても、行動する時間を確保できなければ結果は出ません。
反対に、決めたことを実行する時間を確保し、継続できる人は、少しずつでも確実に前進します。
成功は、気分が乗った日に一気に頑張ることでつくられるものではありません。
重要な行動を予定に入れ、決めた時間に実行し、それを積み重ねることでつくられます。
時間管理とは、予定をきれいに並べることではありません。
自分が望む未来を、日々の行動に落とし込むことなのです。
しかし、どれだけ時間管理を徹底しても、やることが多過ぎれば全てを実行することはできません。
新しいことを始めるたびに予定を増やしていては、やがて時間も集中力も足りなくなります。
そこで必要になるのが、「何をするか」だけでなく、「何をしないか」を決めることです。
明日は、「やらないことを決める方法」をテーマに、本当に重要なことへ時間と力を集中させるための考え方についてお話しします。
本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。