旅行会社でメールを見ていると、「緊急」という文字をよく見かける。
が、はっきり言って無視している。
理由は簡単で、そんなこと言わなくても、
その多くが「３日以内に発券する」ことを意識しないといけないのだから、
そりゃ、基本的には急いで回答をしようとはする。
「緊急」の中に「緊急」を混ぜた所で、何の意味もないのだ。
そうでなくても、急ぐ案件を抱えていない方が珍しい。
だから、ただ「緊急」とだけ書かれていたって、急いで対応しようとは全く思わない。
急がないといけない理由が、伝わらなければ、急いでくれないと思った方がいい。
例えば、メールにこういうタイトルが入っていたら、
素早く対応しやすいという例を書くと…
・「○／○ ～行き 見積お願いします」が入っていて、出発間近だと一目で分かるメール
・「○／○ ～行き 予約お願いします」と書いてある、「折り返しのメール」
・「○／○ ～行き 取消お願いします」と書いてある、「折り返しのメール」
上の場合だと、出発までに時間が短いために、
手配の可否だけでもすぐに返さないといけないから、すぐに対応するだろう。
真ん中のように、問い合わせの跡があって、「予約」となったら、残席の問題もあるため、
後から回答するにしても、少なくとも席だけ押えておこう…ということになる。
下のように、「取消」がらみは、
取消料だとか、出発時間の兼ね合いもあるため、少なくともメールの中身は確認する。
要は、どういうアクションを取って欲しいのか一発で伝わらなかったら、
いくら「緊急」と書こうが、ほとんど意味がないのだ。
そして、受けた問い合わせの中で、
「急ぐ／急がない」の判断をするのは、残念ながら、手配する側の人間になる。
むしろ、緊急性が一発で伝われば、
タイトルに「緊急」なんて入れる、姑息なマネすら必要ない。
個人的には「緊急」は、できればない方が、嬉しいのだが…
でも、ちゃんと急ぐ理由が一発で伝われば、対応がしやすいため、
多くの予約記録を抱えている身としては、非常に助かるのだ。
そういうメールは、本当にありがたいのだ。
逆に、「緊急」とか書かれているメールに限って、
文面を読んでも急ぐ理由が分からない上に、
必要な情報が欠けていて、重要度が残念ながら低いことが結構あるのだ。
これは、おそらく旅行手配に限った話ではなく、
相手に「必要性」を伝えることって、コミュニケーションで、結構大切な話だと、私は思っている。