こんばんわ。空空蝉（からうつせみ）です。
今回はメールの読みやすさについてみていきます。
文章の中身も重要ですが、見た目も同じくらい重要。見やすさや、読みやすさを心がければ返信してくれる確率もアップです。読みにくいって感じさせてしまい、読むだけで疲れて返信は面倒だからいいや、って思わせてしまったら、せっかく中身がよくても本末転倒です。
そうならないためにも、注意すべきポイントについてみていきます。
1. 相手のメールより長すぎず短すぎず
これが基本。長すぎるメールについての注意は以下の項目で見ていきますが、短すぎるメールもＮＧ。一言だけでも十分な場合もありますが、大抵はそっけない人って思われてしまいます。気のない相手に返事をするならそれでもいいですが、会話として成立しないなってメールで感じさせてしまうと、会っても会話がなさそう、つまらないって思われてしまうので注意。会って話をしたいって思ってもらうためにも、しっかりと。
2. 段落分けする
ある程度の内容の区切りごとに段落分けをすると、内容が変わっていることがわかりやすく、読みやすいです。改行だけでもいいですが、1行ほど空行を入れてあげると、より読みやすくなります。会話が続いている状況で、短くても十分な場合には敢えて分けなくてもＯＫ。
3. 2 段落くらいで収まるくらいが丁度いい
最初の段落では、相手のメールに対する返事や感想などを書き、次の段落でプラスアルファという流れが構成しやすいでしょう。こちらから最初にメールする場合は、最初の段落で挨拶などを書き、次の段落で本題という流れが自然。長くても 3 段落で収めるのがいいでしょう。
4. 一画面に収まる本文
スクロールしてみるのはメンドウです。また、最近はスマホが主流になってきていますので、従来の折りたたみ式より、一画面でかなりの文章がかけます。そのため、スマホの場合は本文だけで一画面だと多過ぎるくらいです。他の携帯よりはスクロールは楽なのですが、内容を盛り込みすぎてしまうと、返信に困るのも事実。
よく会話はキャッチボール、なんて言ったりもしますが、文章の長さは球の大きさ。あまり大きい球を投げられても、取りずらいですし、投げ返しずらいですよね？重さについては、また別の機会に話しますが、まずは大きさ (長さ) を意識して。
5. 絵文字や文字化けに注意する
絵文字や特殊な記号は文字化けしてしまうことがあります。最近は文字化けするようなことも減ってきていますし、特に気にならないことも多いですが、多過ぎると読みずらいので注意が必要。絵文字等は文字化けしてしまっても意味は通じる程度の割合に収めましょう。文末に入れる場合が多いと思いますが、その程度なら特に問題はありません。
以上、この 5 つを意識して、メールを作成していきましょう。最初にも言いましたが、相手のメールより長すぎず短すぎずが基本です。
そして最後に、自分で読み返してみること。
読み返さずに送ってしまう人は多いのではないでしょうか。メールを作成中に修正を何度かした場合には特に注意が必要です。修正前と後の文が一緒になってしまって、日本語としておかしくなってしまっている場合や、消したつもりでも消えていない文章や文字が残っていたりもするもの。読みやすさを自分でチェックする上でも、送信前には必ず一読を。
それでは今回はここまで。
次回は、疑問形のテクニックについてみていきます。