PTAの引き継ぎの記事を書いたら、
分かりやすい資料作りのリクエストを頂いたので、
私の方法を紹介したいと思います。
私が一番重要だと思うのは、
「自分が引き継ぎを受ける時に
一番知りたい事を、1枚にまとめる」
ことです。
これ1枚あれば、
はっきり言って他に何も要りません。
後は実際に作った書類や原稿が
時系列にファイルしてあれば
充分なくらい。
（もちろん役職や部によって
仕事量は違いますので
その限りではありません。）
では引き継ぎを受ける際、
私は、何を一番知りたいか？
正社員の仕事
（フルタイム、出張あり）を
しながら役員の仕事を両立させる為に
必要な知っておくべき項目は
下記3点になります。
①いつ
②全体の役員会が、年間
どのくらいのペースで
開催されるのか？
③担当の部の仕事のうち、
1人で完結出来る仕事（＝家で出来る）
と、集まってやらないといけない仕事
はどのくらいあるか？
③に関しては最も重要なので、
集まってやらないといけない仕事は
全員が集まる全体役員会の日に絞り、
内容も徹底して簡素化しました。
この③点を
一目で分かる形に表にします。
↓こちらです。
横軸に、
①日にち
②全体の動き
③部の仕事のうち、
「水面下で動いたこと」
（＝私が1人で行った仕事）
④部の仕事のうち、
「部員全員でやったこと」
を取り、時系列に全て並べます。
以上。
この1枚で9割の引き継ぎ完了。
ただし、これは
「私のやり方」だけであって
正解でも不正解でもないです。
引き継ぎの時に必ず伝える事は、
「ここに書いてある事は、
今年度はこうした、というだけです。
大体の流れが分かるようになってます。
全然参考にしなくてもいいし、
やりやすいように、
好きなようにしてください。」
と伝えます。
私が過去に生徒会や役員の
引き継ぎを受けた際、
「こうしなきゃダメ」と
伝えてくる人が結構多い事に
驚いたので、それは不要に感じました。
全く違う事をして、
全部ぶち壊して新しい旋風を
吹かすくらいな勢いが
あった方が楽しいもの♪
と、学生の頃は思ったし、
役員になってからは、
仕事をしている保護者が多くなってる中
とことん簡素化した方がいい、
と思ってる。
だからそう伝えてます。
引き継ぎ業務が多くなる時期、
何かの参考になると嬉しいです！