商法第19条第2項には、次のような規定があります。
👉 商人は、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
私は税理士として、
この条文をとても大切にしています。
なぜなら、
この短い条文の中に、
商売を長く続けるために大切なことが、
詰まっているからです。
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◇なぜ「適時性」が求められるのか
会計帳簿の記帳には、
正確性だけではなく、
👉「適時性」
も求められています。
「適時性」とは、
現金取引は、その日のうちに、
売掛金や買掛金などの信用取引は、
翌月末までに記帳することを、
目安としています。
では、
なぜ「適時性」が必要とされるのでしょうか。
それは、
適時に記帳された会計帳簿には、
👉 高い”信頼性”が生まれるからです。
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◇後から作った帳簿は信用されない
例えば、毎日こまめに、
現金出納帳を記帳しているとします。
その帳簿は、
その時々の事実を記録しています。
一方、
一年分の現金出納帳を、
決算の時にまとめて記帳した場合は、
どうでしょうか。
そこには、
・記憶違いもあります。
・記録漏れもあります。
・日々の残高を合わせるのは不可能です。
場合によっては、
・後から都合よく作り変えることもできてしまいます。
つまり、
帳簿としての信頼性が、
大きく違ってしまうのです。
「適時に」作成された帳簿だからこそ、
改ざんすることが困難になり、
「証拠価値」が生まれるのです。
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◇裁判でも”証拠”がものを言う
私は現在、
ある裁判を続けています。
その中で痛感することがあります。
それは、
👉「記録は”その時に”残して初めて証拠になる」
ということです。
・会議録
・支援記録
・ケース記録
・日報
そして
・会計帳簿
いずれも、
その時点で、適時に、
作成されたものだからこそ、
証拠価値のあるものとして、
評価されます。
後から思い出しながら作成したものは、
もはや「記録」ですらなく、
参考資料にはなっても、
「証拠」にはなりません。
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◇適時な記帳は倒産防止につながる
商法が適時な記帳を求めている理由は、
債権者を保護するためです。
また、同時に
商人自身を守るためでもあります。
適時に帳簿が作成されていれば、
それに基づく会計データは、
👉 信頼に値する情報として
経営の現状を見せてくれます。
・利益が出ているのか。
・資金繰りは大丈夫なのか。
・売掛金は回収できているのか。
そして、トラブルが発生した時に、
・早期に発見することができます。
・証拠として使用することができます。
つまり、
適時な記帳は、
倒産防止のための
重要な仕組みなのです。
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◇会計帳簿は経営者を守る
会計帳簿というと、
税務署のために作るものだと思われがちです。
しかし、
本来は違います。
会計帳簿は、
経営者自身を守るためにあります。
商取引のトラブルから守る。
経営判断を誤らないために守る。
そのために、
👉適時に、正確に
記帳することが求められているのです。
そして、
実は、適時に作成された会計帳簿には、
もう一つ重要な役割があります。
👉 それが「自己報告機能」です。
この続きは、またお話ししたいと思います。