【法律上の貸倒 基本通達9-6-1】
金銭債権の全部又は一部を切り捨てた場合
１．金銭債権のうち会社更生法等の法令の規定や関係者の協議決定等により切り捨てられることとなった金額
２．債務者の債務超過の状態が相当期間継続し、金銭債権の弁済を受けることができな場合に、その債務者に対し書面により債務免除をした金額
～解説～
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破産の手続き開始の段階では、まだ貸倒処理はできません。破産が決定され切り捨てられることとなり、さらに財産の分配がある場合は、それを差し引いた金額について貸倒処理が可能となります。
また、２の「債務超過の状態が相当期間継続」の「相当期間」ですが、これは概ね４～５年をさしています。
４～５年債務超過な状態を把握するには、会社の貸借対照表などが必要となります。
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～会計処理～
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貸倒引当金／売掛金 （←損金経理は必要ありませんので、貸倒損失は計上しません）
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【事実上の貸倒 基本通達9-6-2】
回収不能の場合
債務者の資産状況、支払い能力等からみて金銭債権の全額が回収できないことが明らかになった場合の、その債権の全額を貸倒として損金経理した金額
～解説～
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この規定は、全額回収できなことが明らかになった場合ですから、災害や行方不明で全額回収が困難な場合も該当します。例えば、未入金の為、その会社の登記簿上の住所に内容証明を送ったがあて先不明で返送された場合、さらにその会社の代表者の住所に内容証明を送ったがあて先不明で返送された場合、こちらとしては、調べるすべがないので、行方不明に該当しこの条文の要件を満たすことになります。
しかし、内容証明が届いたが何の音沙汰もない場合で、売掛金より回収に行く交通費等の方が高くつく場合は基本通達9-6-3に進んでください。
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～会計処理～
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貸倒引当金／売掛金
貸倒損失 ／貸倒引当金戻入 （←損金経理の要件をみたす為、貸倒損失を計上します）
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【形式上の貸倒 基本通達9-6-3】
一定期間取引停止後や弁済がない場合等
債務者との取引を停止した時以後１年を経過した場合等の、その債務者に対して持っている売掛債権（備忘価額を控除した後の金額）を損金経理した金額
～解説～
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ここでいう「取引を停止した時」とは、最終売上月か最終弁済期（代金を回収した日）のいずれか後の日付から１年ということになります。
形式上の貸倒で貸倒処理をする場合には、１円の備忘価額を残して、残りを貸倒処理することができます。
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～会計処理～
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貸倒引当金／売掛金
貸倒損失 ／貸倒引当金戻入 （←損金経理の要件をみたす為、貸倒損失を計上します）
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