みなさま こんにちは
気持ちの良い朝ですね。
昨晩は雨が降って来て、少し寒かったです。
お花見しようと計画して雨に降られちゃった人も多かったのではないでしょうか。
今年の私は、なかなか「お花見」と「散歩」のタイミングが合わず、写真もあまり撮れませんでした。残念！
のんさんは雨の中のお花見できたのですね。よかったですね。
迎賓館には行った事ないです。そして庭園以外は事前予約が必要だとは知りませんでした。たはははは・・・・今度行ってみたいと思いました。
さて。。。本日も腰にシップを貼りつけ朝から色々飛んでくるやっかいなメールの処理に燃えております。
昨日はいきなり本日の13時から開催される役員対象の委員会の資料を依頼されて、あわあわしちゃいましたよ。
それ、もっと前に必要だってことわかってましたよね・・・
・・・・なぁんて事は言ってもしかたがないので「はい。承知しました」と二つ返事で引き受け、担当役員がどのような内容で何を報告したいのかを簡単に聞き出しました。
こうやって何のための資料かを資料作成の前に確認しておかないと後で大変なことになりますからね。
簡単な聞き取りをして走り書きのようなドラフトを作成したら、それを持って役員さんと再確認
自分が報告者でない場合にはトンチンカンな資料を作成しないように特にここ重要視いたします。
どんな会議報告で、誰に何を伝えるのか・・を明確にしとかないとね
まぁ本音を言えばこういった報告書は「自分で作るのが正解！」なんですけどね・・
会社アルアル。偉い人の報告資料は一体誰が作っているのか！
こういった偉い方の報告資料を作成する場合には、走り書き程度でも「見える化」してからの「方向性再確認」が実は一番効果的だと思っているのです。
言葉だけでお互いに100%理解し得合えるほどの仲でも無し。
その方の頭の中身が見えるわけでも無し。
自分の思い込みや勘違いで、ガチガチに固めちゃってから「伝えたことと全く違う」とか言われても、困っちゃうのは自分ですから。
ほぼ完成したところからの作り直しって、まじ心が折れますよ。
ということで再確認作業完了！
方向性は「OK」ということでしたので、肉付け部分に関する資料を準備して、報告用になんとか体裁を整えたモノを昨日中に完成させ、偉い方にお渡ししました。
多分本日の午前中に修正希望箇所が来るでしょうから、それらをちょちょちょーいっと直して会議に使用していただきます。
・・・と思ってたら先程
「資料はこれでいいから概要説明と報告もお願い。ぼくはそれを聞いて気づいたことを口頭で追加説明するから。」
っと役員さまからの有難いお言葉
「おーい。話がちがーう」・・・なぁんて叫ばないですよ。勿論。
嫌な顔もいたしません。
「はい。承知しました。委員会に出席し概要説明しますので、報告事項に関して補足等ございましたらよろしくお願いします。」・・・・っと
サラリーマンの鏡のような回答をにっこりしながらするわたくしでございました。
さて、それでは本日の午前中は予定を変更して、概要説明用に準備した資料を読み込んでおきますか。
質問が来た場合にも回答出来るようにしとかんとね。
あ、そうか。。。そのための要員ね。
事前に資料深読みしとけっちゅーことですな。。と。
「はい！がってんです！」・・・にっこり。
それでは本日も笑顔でお仕事開始したいと思います。
みなさまも 笑顔の1日でありますように
魔女になるのも大変だ！Jun-JUNON
