NOとは言わない。～秘書の心得～

今回もまた、秘書のお話です。



本日も出勤でした。企業勤めの時は、土日は休みでしたが
大学勤務は、土曜も出勤になります。隔週ですがね。

とはいっても、土曜は平日に比べゆったりしているので、結構時間に余裕があります。
こうゆう日に、溜まった仕事(急ぎではないけど、準備しておくことかな？)をやるのにぴったりな時間なんです。



よ～し！と朝から気合いをいれて、取り掛かろうとするのですが、

課内の仕事を頼まれ結局自分が予定していたことを出来ないってことが、先週あったので

今週も？って思いながら、ブルーな気持ちで本日出勤。。。。


そしたら、課長に応接室に来てと呼ばれ、少しお話をしました。




２カ月経過したけどどうですか？


って。



これまでの事や、不都合な事を話したら、課長の思惑や自分の事を話してくれて

結果、少し安心しました。



課長は、下の人のことをちゃんと把握してないんじゃないかと疑いを抱いてましたが、
そうではなかったんだ～！って、安心しました。

そして、話は私と、前任者の秘書の話。



聞いてもいないのに、結構話をして・・・・


（教授付き秘書をしてますが）、なんと、その教授が


秘書を変えてくれ！と


打診があった模様。


＾＾；



そうだったんだ～・・・




変えてくれ！って言われるほど仕事をしてなかったのか？！
とは言ってもすぐに変えられるはずもなく、
課長も板挟みになっていたようで、その前任秘書に注意をしたりと、
本人も頑張るという事で収まったと思ったら、また教授からダメだしされ、変える変えないの話を半年くらい続けていたそう。

でも、話を聞いてるとその秘書さんも微妙な方で・・・


秘書の仕事は未経験で、教授の部屋の掃除もせず、飲みかけのコップもそのままで
頼んでおいた仕事もしないみたい＾＾；
おまけに、教授会の会議資料（２００部くらいかな？）を用意してなくて当日あわてて準備するといった感じで・・・
そんなの続いたら、結構厳しいですよね。
秘書云々というより、社会人としてどうかと思います。

秘書の役目を果たせていなかったようです。
ふむふむと聞いていて、それじゃぁイヤだよね～と、教授の言い分もわかるような気がしました＾＾；




私がこの仕事を選んだのは、

TOPの方との会話や絡みで、常に保てる適度な緊張感、組織の全体を把握できる環境、社会人としてのパーフェクトなマナー、物怖じしない性格、女性としての気配り、気づき、他にもたくさん挙げられますが、
これらの事に魅力を感じました。

だから、嫌なことでも率先してするのが秘書の役目です。
先をみて行動できる、人の為に仕事をするのを誇りに持てる。これらは必要不可欠なんです。






そして、もし、あなたが秘書の職業についたのなら、





絶対にNOとは言わないことです。

明らかにNOという事態や、状況になったら、時には上司に提案をする必要があります。

上司は要望を言いたい放題(笑)ですが、現場を把握してるのが秘書であって、
その場で判断つくくらいの無理難題だとしても、一旦持ち帰って、現場の状況を整理し後日上司に選択を委ねる必要があります。


NOとは言わないのがポイントね。

～するのは、難しいようですが、～ならいかがでしょうか。

と、濁すような感じです。(笑)

次の打つ手を用意すれば、安心するじゃないですか！

要は、上司が安心できる状態を作るのが私たちの役目なんですね。




安心感を与えられるのが、「秘書」なんですね。





最近の私は、CA、CAと、そっちに気をとられていましたが、
無責任に仕事をそっちのけにはできないなと、またひとつ緊張感が・・・

どんな環境でも、自分のプラスになるように、目の前のことを未来に繋げられるように過ごしていきたいですね＾＾ｖ

秘書の仕事の延長線には・・・・

今日は、秘書のお仕事の話です。







私は、大学教授の秘書をしてます。
大学の学部長付き秘書です。

１社と今の大学で秘書歴は、４年目？かな。


企業の社長秘書を３年程と、今の大学で約２カ月目。

段々と、大学の仕事も慣れてきましたが、

やっぱり、企業とは違うかな～？



以前は、社長付きでほぼ個人付きの秘書でしたので、会議やら会食の同席と、結構多岐に渡っていろいろお世話をしてました。
本当、イイ経験でした。


どこに行っても秘書の仕事、本質は変わりませんが、

仕事場所の環境で若干関わる業務が異なるので、今回の大学での秘書業務もリスタートな気持ちで
お仕事してます。


とはいうものの、やっぱり相性ってあるようですね。
上司と秘書は特に相性が悪いとやっていられません。＾＾；


聞いた話によると、かなり前任者と比べられている模様。
私は２代目の秘書としてやってますが、


１代目は、あまり好かれていなかったようです。
だから、普通に仕事をしていても、私の評価は高くとられているとの事で、
ちょっとラッキーな環境でもあります＾＾；

どんな方だったのか気になりますが、教授だけではなく、課内でもあまり評価が良くなかったようなので、
どうしてだろう？とよく考えてしまうよ。。。

考えてもわかりませんがね＾＾；


でね、今日同僚と話していて気付いたことですが、


「１つの仕事をにどれだけ突き詰められるか」　、にヒントがあるように思います。

秘書の仕事に限られませんが、

仕事の大小に関わらず、

どれだけ追及して、課題をみつけ、よりよい環境にさせるか？っていうのが、この仕事をしていく上で求めなくてはいけないことなのではないかと私は考えます。




たとえば、



今日の話題になったひとつね。

上司の体調管理を考えるのも秘書の仕事のひとつです。


昼食の手配をすることもあるのですが、


上司の持病や、その日の体調を考え食事を決めることがあります。
また、上司の好むものを手配することもあります。

今日は、あいにく上司の好むものがなかったので、そこにあるもので自分で決める必要がありました。
体調や、持病を考えて、ベストなものを手配する。

コレッて決められたものを買いにいくのは楽ですが、今回のように無かった場合は悲惨ですよね。

近いものを探す必要があります。

少ない時間でその場で決めて買うのもそうですが、今後の事を考えてお店側に常に置いておいてもらうように
交渉するのも秘書の役目ですね。

こんな事を同僚と話していたら、

前の人はそこまでしなかったよ～

って、言ってました。


そんなものなのでしょうか？？


食べ物の成分表とか見ないのでしょうかね？


上司の事を考えると、食事の手配にしろ、会議資料の文字の大きさにしろ、いろいろ考えなくてはいけないな～って常に頭の片隅にありますが、追求するポイントが人によって異なるのかな～？って
考えたりもしましたが、でも、上司を想った行動をするのが、秘書のいる意味であって

細かいって言われるかもしれませんが、そうゆう些細なことでも気を配りたいな～って思いました。


気難しい、気難しい、と言われている担当教授ですが、
今のところは上手く付き合っていってます。＾＾；

いつ、雷が落ちるのか、未だにヒヤヒヤしてますがね＾＾；笑


秘書の仕事は大好きです。
でも、今はCAを目指してます。

今までは一人の方を見てきてましたが、CAの仕事は様々方を機内でみるので、洞察力や、判断力がさらに求められるように思います。
きっかけは、機内のCAの方を拝見した時ですが、さすがだなって思いました。
だから、私はCAを目指そうと思うようになったんです。

秘書の仕事をしていて、さらに仕事の本質を追究できる環境だなって思います。

若さ。

理系の大学は男子が多い。


当たり前だけど、いろんな人がいるなーって思うよ。


メガネにネルシャツｲﾝタイプから、建築系の学生のようにお洒落なタイプまで様々です。


学生と話していると、


可愛いなー


って思うことがある。



これって歳をとったなーと思う瞬間でもございます(笑)





学生の若さから自分も若返りたいなー

twitterデビュー。

今日、twitterデビューしました☆

実は前々から登録をしようと試みるも、PINコードで苦戦してたから、やる気失せたんですよね。

でも、今日同僚に登録してもらったからすんなり登録出来ちゃった。

何故？と。

半角スペースあけてなかったという、初歩的なミス(笑)


つぶやきまくってます(笑)


楽しいね＾＾

IKEA。

今からイケアへ移動だよ☆彡

インテリア大好き


楽しみだよ。