こんにちは。プロジェクトマネージャーのヒロルです。
皆さんセミナーの、
アンケートやヒアリングシートはどのように提出してもらっていますか？
普段僕たちは、
オンラインスクールシステムに付属しているもので、アンケートを行っています。
今携わっているプロジェクトでは、
外部プロモーターさんや外部講師の方と、
アンケート情報を共有ししたいので、
普段使っているシステムではなく、
「共有」を目的としてアンケートシステムを模索したので、ご紹介したいと思います。
前提はチーム内での共有
世の中には様々な、アンケートフォームがあります。
今回一番重視した機能は、
チーム内での「共有機能」です。
今回は決済機能は不要なので、本当に記入していただくだけのフォームです。
共有機能が豊富で、
無料で、
チーム各人が新たにアカウントを作らなくてもいい、
セキュリティーが高い、
色んな意味でのコストの低いフォームを選びました。
それは、Google フォームです
以下にこの4つを解説していこうと思います。
・Googleフォームの使い方
・情報を共有する方法
・アンケートが提出されたときの通知メール設定
・チームでアンケートを共有するときの注意点＜コンプライアンス＞
1.Googleフォームの使い方
GoogleフォームはGoogleアカウントを持っていれば、誰でも無料で作れます。
設問は、
・ラジオボタン、
・チェックボックス
・プルダウン、
・記述式
・日付など
たくさんの方法で回答を得ることができます
気をつけたい細かい設定は2つ、
１.メールアドレスの収集
匿名の場合は、設定不要なのですが、
誰が提出してくれたのか把握するには、
「メールアドレスを収集する」＞「回答者からの入力」にしましょう
2.回答の編集を許可するをOFFにしておく
回答を編集できると、一見便利そうですが、
運営側が確認した後に、編集されると、
情報が食い違うことがあるので、
基本的にはオフにしておいた方が運用しやすいです。
2.情報を共有する方法
次に情報を外部スタッフさんと共有する方法です。
あらかじめ、外部スタッフさんと共有するGoogle driveのフォルダを作成しておき
その中に、このフォームを作成入れると、
外部スタッフさんもフォームを編集できたり、回答が閲覧できて運用が便利です。
さらに、
回答したフォームの内容を、
自動でスプレッドシートに記載できる機能があります、
これがすごく便利なのでぜひ使ってほしいです。
やり方はフォームの回答のタブで、
スプレッドシートにリンクをクリック
新しいスプレッドシートで作成にチェックを入れて、
右下の作成ボタンを押す。
これをボタンを押さないと、
何も起きません。
忘れがちなので、必ずボタンを押してください。
そして、このスプレッドシートも、
外部スタッフさんと共有しているフォルダに入れておけば、
みんなで共有できます。
3.通知メール設定
そして、最後にフォームから提出された時の通知メール設定。
これが実は1番ややこしいです。
フォームを作成した自分に通知メールを届く設定は、
フォーム内で簡単に設定できます。
問題は、スタッフさんへの通知メールの設定です。
やり方は2つ
まずは簡単なの方から、
Googleスプレッドシートで設定します。
メールが届いて欲しいアカウントでログインして、アカウント通知の設定をする。
スプレッドシートのツール＞通知設定＞通知を編集で簡単に設定できます。
この場合、外部スタッフさんが各自やらないといけません。
スタッフさんがGoogleスプレッドシートの操作が問題なくできる方であれば、
この方法が1番手っ取り早くて簡単です。
そして、もう一つの方法はあまりお勧めしませんが、
スタッフさんがGoogleスプレッドシートの設定に時間がかかりそうだなとか、
苦手そうだなと言う場合、
気をきかせて、こちら側でメールが届く設定ができます。
今回、経験したので、自分の備忘録も兼ねてご紹介します。
Google Apps Script
その方法は、Google Appスクリプトを使います。
今回僕は初めて使いました。
Googleフォームのスクリプトエディタから、下記の3ステップを行います。
1.コードを書く（コピペを活用）
2.トリガーを設定
3.初見Scriptなら「プラグイン許可の設定」
コードはこちら。
function sendform(e){
var items = e.response.getItemResponses();
var msg = '';
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ': ' + a + '\n\n';
}
GmailApp.sendEmail('メアド１,メアド２,メアド３', 'メールの表題', msg);
}
トリガーはこの設定
僕が一緒にお仕事をする方は、
女性が多く、
ほとんどの方が、システム設定が苦手です。
こういったケースでは有用な方法だと思います。
チームでアンケートを共有する時の注意点
実は、この観点が一番大事かもしれません。
アンケートでは個人情報や、
回答者からすると人に知られたくない内容の可能性もあるので、
情報の取り扱いのルール決めと、
フォームに「情報の共有者の明記、使用目的」を書くことを強くおすすめします。
参考までに、
今回僕が明記した内容はこちら。
情報の取り扱い・アンケートの使用目的について
ご提供いただいた情報は、株式会社GODDESS、および〇〇、〇〇と共有させていただきます。
使用目的は個人コンサルを行う上での重要な参考資料として活用させていただきます。
何かの参考になれば幸いです。
ヒロル
