先日某社で行ったマネジャー研修でのこと。
タイムマネジメントをテーマとしたコーナーで、自分の業務を
付箋に全て書き出して頂いた上でアイゼンハワーの原則に
従って４分類するのですが、その中で「マネジャー会議」
という業務が『重要でなく、緊急でもない』『重要であるが、
緊急ではない』と、ほぼ真っ二つに分かれました。
ここで「マネジャー会議なんて不要だよ」と「あれは・・・の
意味があるんだ」といった議論が始まってしまいました。
本社主導の情報報告会なんて時間の無駄だと見る人と、
その共有によって何らかのアイデアが生まれたり、競争心
が芽生えることもあると見る人達、他拠点の動向は
マネジャーにとって必要不可欠な情報だなど、色々な意見
があり、それはそれで面白かったのですが、一つの業務の
必要性ややり方を掘り下げるのはそのコーナーの趣旨では
ないので、議論はそこそこにして頂かざるを得ませんでした。
このコーナーを色々な会社でやっていると、やはり規模が
大きくなるに連れて出席者が無意味だと感じる会議が
増えることを実感します。
満場一致のような状態で、ある会議が重要でないとされる
こともしばしば。
情報インフラが整うにしたがって、よけいに会議の意義が厳しく
問われるようになった側面もあるのでしょう。
会議には、問題の検討・解決、情報の共有・交換、課題や
業務の状況確認に加え、アイデア出しなどでシナジーを期待
するとか、出席者の育成といったこともその目的になることが
あります。
主催者はその目的が理解されているかどうか、現状にマッチ
しているか、他の会議やシステムと重複していないかといった
観点からチェックし、さらに出席者の人選、議事の進め方、
まとめ方、出席者の協力、資料や時間管理、場所の選択や
環境作りといった様々な工夫が必要です。