サクサク仕事をこなすなら、常日頃の書類管理が欠かせません。
そこで前々回・前回と２度に渡り、退社時の“クリアデスク”徹底、
あるいは整理整頓・ファイリングの必要性を記しました。
今回は、更に一歩突っ込み、仕事の抜け漏れを防ぎ、
かつ、スピーディーな書類検索を可能とする“仕組み作り”
についてお話したく思います。
◎“クリアデスク”詳細については、こちらをご覧ください。
◎“整理整頓・ファイリング”詳細については、こちらをご覧ください。
ところであなたは、
どれくらい前の書類を保存していますか？
１年前でしょうか、２年前でしょうか・・・。
全体の何割が１年以上経過したものですか。
それはどのくらいの頻度で使いますか。
米国にNAREMCOという記録学会があります。
その調査によりますと、
過去資料として使われたものの内、
90%が作成後半年以内だったそうです。
１年経つと、使用率はわずかに１％。
もしあなたの机の中を半年以上前の書類が占拠しているなら、
見直しの余地があると思いますが、いかがでしょう。
書類管理、その基本は、『古い資料廃棄』。
その上で、以下“書類管理３原則”を実践いただくと、
仕事の抜け漏れ防止、スピード検索につながります。
１）使用頻度に基づき、書類を３種に分類する。
２）使用するクリアホルダやファイルに必ず件名をつける。
３）不要となった書類の週末（帰宅前）廃棄を習慣化する。
詳しい方法につきましては、以下に記しております。
もし書類整理に不安をお持ちなら、
まずは一度実践されてはいかがでしょう。
◎「書類管理３原則」詳細については、こちらをご覧ください。
「名刺こそ何とか整理・管理したい」と思案中なら、こちらをどうぞ！
◎“名刺整理法”については、こちらをご覧ください。