机の上、あるいは周りに書類が山積み。
いざという時に資料が見つからない。
そんな戸惑いを招かない方法として、
前回、“クリアデスク”を挙げました。
でも実際問題、“クリアデスク”だけでは、不十分。
肝心の机の中が片づいていなければ、
必要なものを瞬時に探せません。
そこで今回は書類整理の方法につき、
触れたく思います。
◎前回記載については、こちらをご覧ください。
あなたはご存知でしょうか。
情報を検索するために、我々は多くの時間を割いていることを。
調査によりますと、
なんと一日の1/3が探す行為に充てられている、
という結果がでています。
書類、あるいはデータは日々整理しなければ
またたく間に増えていくもの。
日々の整理は、慣れるまではきついかもしれませんが、
習慣化してしまえば、
これほど快適な仕事環境を作り出すものはありません。
検索のための時間を
本来すべき業務に充てられるとしたらどうですか。
これまで以上に業務がはかどるのではありませんか。
もし「書類、なんとかしなきゃ！」と思っているなら、
一刻も早い取り組みをオススメします。
さて、では実際、どのようにすればいいのしょう。
書類整理の基本は“電子化”、そして“ファイリング”。
その前提が“整理整頓”です。
ところであなたは“整理”と“整頓”、その違いをご存知ですか。
実はこの２つ、全く意味が違います。
２つの意味、電子化・ファイリングの方法、
そしてそれらを維持するための運用上の留意点まで、
以下に詳しくまとめました。
ご参考としていただければ幸いです。
◎「書類整理の方法」詳細については、こちらをご覧ください。
書類は日々発生し、その場で全て完結するわけではありません。
翌日も使うもの、相手からの回答待ちとなるものなど、さまざま。
その辺りはどう対処すればいいのでしょう。
これに関しましては、以下に詳述しております。
併せてご参考としてください。
◎“日次の書類管理”については、こちらをご覧ください。
「名刺こそ何とか整理・管理したい」と思案中なら、こちらをどうぞ！
◎“名刺整理法”については、こちらをご覧ください。