会社では大きく分けて二種類の面接があります。
一つは、予算管理を含む定期面談。
もう一つは、メンタルチェックなど
含めた不定期面談。
どうも小さな会社ほど仕組みが
確立されておらずうまくいっていない様子です。
社員の本音を聞き出す面接をするには
どうしたらよいか？
効果がありそうな2つの方法をご紹介します。社長の悩み
昔、社員数10名ほどを抱える美容質の
女性社長から相談された話です。
社員も増えてきたし今まで面接を
やっていなかったので、そろそろ
はじめようと思い半年前から始めたとのこと。
悩みや不満があれば聞いてあげたい
と思っている心優しい社長さんです。
でもいざ面接で向き合っても、
なかなか話してくれないのだそうです。
面接をどう進めているのか訊いて見ると、
当日まで何について話すのか一切伝えずに、いきなり
「なにかいいたいことない？何でも聞くよ」
というのだそうです。
そもそも経営者と若い従業員というだけで、
壁があるのにこのような聴き方では
話せなくて当然ですね。質問の種類
あなたが働いていると仮定して、
下の2つの質問をされたら、
どちらの方が答えやすいでしょうか？
・回答１：「最近どう？」
・回答２：「最近、仕事はどう？」
当然2のほうが答えやすいですよね。
１は漠然としすぎていて答えにくいのです。
質問には大きく分けて2種類あります。開いた質問
・自由に応えられる質問
・深く考えてから応えられるような質問
・その質問を機に話題が広がっていくような質問
例）「どう思う？」「どう感じる？」など閉じた質問
・Yes、Noの2択や3択など、回答の仕方が限られるもの
例）「朝ごはん食べた？」
・結論ありきの誘導的な問いかけ
例）「そう言う面もあるんじゃないかな？」
・方向性を狭める質問
例）「うれしいの？悲しいの？」
一般的に相手の気持ちを理解したいときは
開いた質問がいいといわれています。
でもなんでも開けばなんでもいい
というものではありません。
さきほどの「どう？」のように、
お互いが了解できていない開いた質問は
ただ相手を困惑させてしまいます。
お互いが了解できる範囲内でできるだ
開くのがポイントです。
そのために、まず会話の導入は
お互い緊張したり慣れていないこともあるので、
あえて閉じた質問から入り、
だんだん開いていくのがいいでしょう。2つの視点で枠組みを作っていく
閉じすぎている質問は、
押し付けになるだけですが、
開きすぎると困惑させる。
「閉じすぎず＆開きすぎず」
です。
別の言い方をすると
「お互いが了解できる枠組み」
を作ったうえで会話することです。
大体話がかみ合わない人というのは、
自分の言いたいこと、ききたいことだけを
言いまくるくせがあります。
・・・
話を面接に戻します。
面接する際「何でも聴く」では
何を話していいかわかりません。
・面接が始まる前の枠組み作り
・面接中の枠組み作り
この2つの視点で面接をするとうまくいくでしょう。面接をうまくいかせる2つの方法
鉄則委１：先に質問内容を伝えておく
まず面接が始まった時点で、
何を応えればいいか理解できた状態で
のぞませてあげましょう。
何度も言いますが大事なのは
共通した枠組みづくりです。
ならば、面接当日にいきなり
質問するのはマナー違反です。
できれば面接の当日より前の日に
「何を聴くのか？」簡単な箇条書きでいいので、
面接で訊くことを事前にメールや紙で
伝えておきましょう。
先にわかっていれば脳は自然と準備をします。
鉄則２：閉じた質問から開いた質問へ
いきなり「どう？」と言われても困ります。
最初はYes、Noからでいいのです。
たとえば以下のように具体的に
答えやすい業務の話から、
だんだんと仕事全体やプライベートの
話に広げていけばいいでしょう。
・【業務】今期の進捗具合
・【業務】今の課題
・【業務／仕事全体】今困っていることはないか？
・【仕事全体】うまくいっていると思うことと、うまくできていないと思うこと
・【仕事全体】その原因は何だと思うか？
・【全体】その他要望、言いたいことなどあるか？
適度に話しているうちに、
だんだん話したいことが増えていくものです。会議ならこんな方法もある
以上の2つは個別面談のときの話でした。
もし複数人数集まる会議なら
もう一つできることがあります。
それは会議本番前の「リハーサル」です。
メールで何を当日話し合うか事前に流すのもありですが、
複数人数の場合、うまく全員に趣旨が伝わらなかったりします。
なので、会議本番の日の少し前の日に、
一度全員で集まり15分前後でいいので、
「会議当日は何について話し合うか？」
というミニ会議をやるのがおススメです。
事前に当日何について話し合うか共有できれば
当日はより濃い会議になるでしょう。
まとめ
とにかく相手と共有できる枠組みを作ってから
話を聴かなければちぐはぐになります。
質問の内容そのものよりも、どうやって
共有できる枠組みを作っていくか？
という視点で面接をしていくと、
相手も本音で話しやすくなるでしょう。
・枠組みを作る
・閉じる→開くへ
です。
よかったらやってみてください。
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