電話番マスター(前編)

「電話番」と一口に言っても結構奥が深いです、
軽く見てると痛い目に会うこともよくあります。

そこで、電話番をやらされがちな新人くんたち向けに
コツなどについてすこし書いてみたいと思います。

◆

当社の別部門の課長から私あてに電話がありました。

私はユーザ企業のシステム部門に常駐しているので、
外部からの電話はお客さんが取り次いでくれます。


トゥルルルル・・・

顧客　：「itproさん、会社から電話」

私　　：「はい、ありがとうございます」

受話器を取る

課長　：「いま最初に電話でたの誰？」

私　　：「向こうのマネージャーさんです」

課長　：「電話応対なってないな、ダメだよあれ」

私　　：「あはは・・そうですかねぇ。」


電話を取り次いでくれたお客さんは
近くに座ってるので、ちょっとあせりました(^-^;)

しかし、電話を取り次いだだけなのに
「あいつはダメだ」
みたいな印象を与えてしまうってのもある意味スゴイ。


◆

電話をかけてくる側からすれば、
電話にでた人がその会社の代表です。

ぶっきらぼうな対応をしたら、電話をかけた人の
その会社のイメージが悪くなるかもしれません。

アコムやアイフルのように、
過剰に声の笑顔を振りまく必要は無いでしょうけど、
気持ちの良い電話の応対をすることは大切だと思います。

特に、新人のうちは電話番をやらされることが多いので、
電話だけは元気よく取るように心がけてみてください。


上司とか周りの人と言うのはそういうのを見てるもんで、
きちんとした電話の応対ができている子をみると、
「この子はしっかりしてるな」と言う印象をもってくれます。


で、電話応対で大切なこと。

　１．電話を取る前に、メモと筆記用具を必ず用意

　２．電話を取ったら元気良く
　　　「はい、○○システム△△開発部です」
　　　のように部署を名乗る。

　３．相手の名前を聞き逃さないようにメモる。

　４．取り次ぎ先の社員がいない場合、
　　　折り返しの必要があるかどうかを確認する。
　　　折り返しが必要な場合は、必ず電話番号を聞いておく。

　５．伝言を頼まれた場合、間違えないように
　　　メモした後で復唱し、相手に確認を取ってもらう。

　６．伝言メモを、取次ぎ先社員の机に置いておく。

このぐらいできれば十分でしょう。
ちなみに、３と５はなかなか難しいですね。

早口だったり、普段聞きなれない会社名だったりすると、
聞き間違えたりすることがよくあります。

あやふやな情報を伝えないためにも、
人名や会社名は「カタカナ」でメモすると良いと思います。


次回は私の新人時代の経験談などについて書きます。