今回は、ルーティン業務が
- めんどうなので、やりたくない
- もっと効率的に処理したい
- 本来の業務に時間を使いたい
いつも手作業でやってるルーティン業務。
手間がかかって、大変だと感じていることでしょう。
毎日、毎日やらなければならない事務作業やスタッフの管理、経理業務等々です。
しかしながら、今の世の中ITやAIが発達して、とても便利になりました。
大概のルーティン業務は、やろうと思えば自動化できます。
全自動とまではいかないまでも、必要なデータさえコンピュータに入力することができれば、あとはアウトプットまで自動でできるのです。
プログラミング等の経験がない人は、想像しがたいかもしれません。
ただ、コンピュータシステムを使ったことがない人はいないでしょう。
例えば、銀行のATM。
ATMがなかった時代は、窓口で入出金や振り込みの手続きをしていました。
用紙に記入し、窓口の銀行員とやりとりしなければならなかったのです。
今はそんな必要はありません。
そして、IT化したことで銀行が空いてない時間帯でも、入出金や振り込み処理をすることができます。
とっても便利ですね。
このように、あなたの仕事におけるルーティン業務もIT化できます。
私が最近やった自動化は、講習会の日程管理です。
全国の認定校が講習会の日程を提出すると、担当者が手作業で申込みフォームに日程を追加したり、過去の日程を削除していました。
多数の認定校が日程を提出するたびに手作業で登録・削除するのは、とても大変な作業です。
そこで、各認定校が日程を入力すると、スプレッドシートと申込みフォームに自動で書き込むシステムを導入しました。
申込みがあったときには、申込者と当該認定校に自動でメールが届く仕組みも導入。
システム導入により、担当者の負担はグッと減っただけでなく、申込者へのコンタクトもスムーズにいくようになったのです。
人手を介さず実行することにより、リードタイムの短縮にもつながりました。
IT化・自動化すると良いことがたくさんあるので、あきらめずにチャレンジして下さい。
専門的なことがわからなければ、ITの専門家に相談するといいでしょう。
費用が必要なら、「IT導入補助金」を使うこともできます。
やろうと思えば、いろいろな方法があるので、いろんな側面からの検討がおススメです。
