さてMailboxの使用感。
イイね！！！の一言ですね。
アプリ内でWeb閲覧出来なかったり、バックグラウンドでメール受信できてなかったりと難点はありますが、時間の問題でしょう。
Dropboxが買収したようですし。
このアプリを活用するにはメールという最近廃れ気味のコミュニケーションツールの使い方を少し改革する必要があるでしょう。
改革のポイントは・・・、
※敬愛する著者の某書の影響がほとんどですが・・。
①必要なメールは探す”Find”から検索”Search”へ
②フォルダ分けからタグ付けへ
③アーカイブして、受信フォルダを常に空にする運用
かな。
まずは、①から。
これは実践されている方も多いと思います。
いろんなフォルダのメールリストをスクロールさせて探すより検索ボックスから名前やキーワードで探した方が早いです。
※でも残念な事に、私の愛用のThunderbirdでは検索機能がショボイので困ってます。
プライベートのGoogleAppsだと流石はGoogle。あっという間に目的のメールまでたどり着けます。
お次は②
殆どの方は、「◯◯関連」とか「Aさんから」とかいうフォルダを作って、受信トレイからフォルダへドラッグ＆ドロップでメールを移動させたり、ルールを作成して自動でフォルダ振り分けをしたりしてますよね？
そして各フォルダの未読数表示がゼロになるまで、沢山のフォルダをチェックしている事でしょう。
もーこんなメンドくさい事はやめましょう。
殆どのメールソフトが対応していると思いますが、タグという概念への移行がオススメです。
決定的な違いはズバリ、「マルチタグ」です。
例えば、「緊急対応！」と「A社からのメール」といったフォルダ分けで管理をしている場合には、とあるA社からの緊急対応メールはどっちのフォルダにいれますか？？
タグの場合には、一つのメールに複数のタグをつける事が可能。
あとは、検索フォルダといった概念で、特定の検索条件で検索した結果が常に表示されているフォルダを作成しておけば見た目は、今のフォルダ管理となんら変わりありません。
「A社からのメール」は、from : **@abc.comの条件の検索フォルダ。
「緊急対応！」は、”緊急”タグ付きのメール という条件の検索フォルダ。
Thunderbirdの場合で言うと、タグ付けは数字キーをショートカットに設定できるので、例えば私の設定だと”緊急”タグは”1”を押すだけで瞬時にタグ付けが可能です。
付けたいタグ沢山あるときはどーするのよ？？といったツッコミがあると思いますが、自分のメーラー設定をよく見てください。
殆どのフォルダ分けは、条件で自動振り分けされてませんか？？
手動でドラッグ＆ドロップしなければフォルダ分けできない事はかなり少ないと思います。
一定の検索条件で済むもの、検索フォルダを設定しておけばタグ付けは不用です。
検索フォルダの多用と、Searchグセで運用しながらスリムにしていけばタグはほんの少しですむ筈です。（多くても7個ぐらいかな）
さてここまで来るとどうなるか？
検索フォルダが充実してくるとメールは、
「読む」→「判断」→「必要に応じて返信等の処理」→「終了」
といった大まかなルーチン化が可能で、受信トレイを常に空っぽにしておく事でタスク処理漏れ無しでスッキリ！！となりますね。
ここで③
上述の大まかなルーチン化が出来てくると、終了となったメールをどうするかですが、そのまま受信トレイにおいて置くのもジャマだし、後で必要になった時に検索するし検索フォルダでもひっかかるだろうし削除も出来ない。
そーです、ここでアーカイブするんです。
Google翻訳に聞いてみたら「アーカイブ」と出てきました。。orz
辞書で直訳してみると、「書庫」「記録」「史料館」などの日本語が出て来ます。
つまり受信したメールは、目を通して処理をしたあとはすべてアーカイブする（アーカイブフォルダに入れる）。
そして、後から参照し易くする為に検索フォルダを設定しておいたり、タグを付けたり外したり。
このルーチン化を行うと、飛躍的にメール処理能力が上がります。
よく、「CCやMLのメールは忙しくて全部読めない・・」とか言っている人がいるけど、俺から言わせれば能力低いだけで、無能をアピールしているようなもの。
そんな人に限って、上司の悪口話で盛り上がってたりタバコ吸ってたりするんだよね・・。
そんな瞬間で数十通のメール処理なんてあっという間にできてしまいます。
ちょっと話がそれて長文になってしまいましたが、次回は「このアーカイブを利用した受信トレイをゼロにすることによるタスク管理」を活用している人にはぐっとくるMailboxの利用感をレポります。