よくビジネス英語に関する相談で多いのが、電話です。
直接の会話と違って相手の顔が見えず、声しか聞こえない、
また大概は突然にかかってくるケースが多いので、
英語に慣れていない人は、緊張してしまうものです。
私も英語が苦手だったころは、なるべく電話に出ないようにしてました（汗・・
しかし、現実にはそうはいきませんね。
そんな時、突然の海外電話でもオタオタしなくなる方法を自分なり考えて実践したものです。
コールセンターとかでない限り、海外からの電話は、
ある特定の人や担当者へ用件があって、掛かってきます。
なので、次のことを聞き取るようにして、そのパターンに合わせて回答する文言を決めておきました。
１）誰と話したいのか？
Who would you like to talk to?
＞１回で聞き取れなければ、もう一度ゆっくり話してもらう。
Could you speak more slowly?
聞き取れたら、相手の名前と会社名と確認する
Can I have your name and company, please?
２）その人が社内にいる場合
＞今から、その人に電話をつなぐ旨を伝えるだけ。
Hold on please, I'll transfer you to ～
３）その人が社内にいない場合
＞下記のように伝え、折り返しの電話を希望するか否かを尋ねる。
She is out of office.
or He is not at his desk at the moment.
Shall I have ～ call you back?
４）コールバックを要望する場合
電話番号をしっかり聞いて、メモる
May I have your phone number, please ?
という具合です。
もちろん、実際には上記以外にもいろいろなやりとりが発生します。
ですが、まずは上記を抑えておけば、基本的な対応がカバーできますし、
クレームやトラブルになることはまずありません。
グロービッシュのコンセプト＝完璧を求めないこと＝７０％きればまずは十分
臆することなく、どんどん電話に出てみましょう。