こんにちは
大阪府高槻市の中小企業診断士、今一です。
最近よく聞く「デジタル化」
難しそう…と感じる方も多いかもしれませんが、実は、とても身近なところから始められます。
今回は、デジタル化の重要性と、その第一歩として手軽に始められる「オンラインストレージ」について解説します。
なぜ今、デジタル化が必要なの？
デジタル化とは、紙やハンコ、対面でのやり取りなど、従来のアナログな業務をデジタル技術で効率化することです。
デジタル化を進める理由はたくさんあります。
- 時代の変化に対応: 商取引の電子化やペーパーレス化など、社会全体がデジタル化しています。
- 働き方改革: テレワークを導入し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。
- 災害対策: 重要なデータをクラウド上に保管することで、災害時のデータ消失リスクを軽減できます。
デジタル化の第一歩は「オンラインストレージ」から
デジタル化を進める上で、まずおすすめしたいのが「オンラインストレージ」の導入です。
オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存できるサービスのこと。
普段私たちがパソコンやスマホを使っているように、インターネット上でファイルを保存・管理できる、いわば「インターネット上のファイル保管庫」のようなものです。
オンラインストレージって、どんなメリットがあるの？
オンラインストレージには、たくさんのメリットがあります。
- いつでもどこでもアクセス可能: インターネット環境さえあれば、オフィスでも外出先でも、スマホやパソコンから必要なデータにアクセスできます。
- データ共有が簡単: 社内はもちろん、社外の人ともURLを送るだけで簡単にデータを共有できます。メールにファイルを添付する必要はありません。
- 自動バックアップで安心: データを自動でバックアップしてくれるので、万が一NASやパソコンが壊れたり、ファイルを誤って削除してしまっても安心です。
- 共同作業もスムーズ: 複数のメンバーが同時にファイルを編集できるので、チームでの作業効率が格段に向上します。
オンラインストレージって、デメリットはないの？
もちろん、オンラインストレージにもデメリットはあります。
- インターネット環境が必要: インターネットに接続できない環境では、ファイルにアクセスできません。
- コスト: 無料プランもありますが、保存容量や機能が制限される場合があります。大容量のデータを保存したり、高度な機能を利用したい場合は、有料プランへの加入が必要になります。
オンラインストレージを導入する際の注意点
オンラインストレージを導入する際は、以下の点に注意しましょう。
- セキュリティ対策: 強固なセキュリティ対策が施されているサービスを選びましょう。
- 保存容量: 保存したいデータ量に合わせて、適切なプランを選びましょう。
- 使いやすさ: 直感的に操作できる、使いやすいサービスを選びましょう。
- サポート体制: トラブル発生時に備え、サポート体制がしっかりしているサービスを選びましょう。
オンラインストレージの活用事例
オンラインストレージは、さまざまな場面で活用できます。
- テレワークの効率化: 社員同士が場所に縛られずに、スムーズにデータ共有・編集できます。
- 営業資料の持ち運び不要: 必要な資料をオンラインストレージに保存しておけば、外出先でもすぐに確認できます。
- 取引先とのスムーズなデータ共有: 大容量のファイルも簡単に共有できます。
- 災害時のデータ保護: 重要なデータをクラウド上にバックアップすることで、事業継続性を確保できます。
- 社内サーバーのセキュリティ対策: Googleなどのオンラインストレージはセキュリティ対策も万全なので、多くの場合、社内サーバーよりも安全にデータを管理できます。
まとめ：デジタル化でビジネスをもっとスムーズに！
デジタル化は、もはや避けては通れない時代の流れです。
オンラインストレージは、デジタル化の第一歩として、手軽に導入できるおすすめのツールです。
ぜひ、オンラインストレージを活用して、会社のデータをより効率的に、そして安全に運営していきましょう。
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