台風18号が列島を縦断し、去っていきました。メキシコでまた大きな地震が起きたようです。国連総会でトランプ大統領が強く北朝鮮を非難しました。横須賀にいたロナルド・レーガンが出航しました。衆議院議員は選挙に向かって走り始めています。野党は与党との対立軸を構築できるのでしょうか。北朝鮮のミサイルは再び日本を飛び越えるのでしょうか。わかりません。
ますます混沌とした世の中になってきたように感じます。大きな変化が起きようとしている気がします。
前回は会議の効率化にどう取り組むかを考えました。会議の性質をいくつかに分類して、会議の場で行うふるまいを参加者が意識することで、時間の割に実りのない会議を変革するきっかけにできるというのが、キットＰＭの考えでした。
例えば「あーでもない、こーでもない、これ面白そう」などという結論を出すことを目的にしない会議を設定することで、まずはいろんな考えを会議の場に引き出すということを可能にします。
そのときリーダーは、参加者が自由に闊達に意見を述べることができるようリードすることが必要ですが、自分の意見を言わずに聞き役に徹することになります。その場では議事録も取らない、人の意見や考えを否定しない、時間を区切るなどいくつかのルールは必要ですが、基本自由な意見交換の場とします。
それを基にリーダーは、全体の意見の方向性、組織としての方向性、制約条件、前提条件を明確にし、次の「議論する会議」へステップを進めます。
この状態までくると、おおよその方向性や議論が必要なポイントなどがなんとなく見えてくるはずですから、さらに議論を深める次のステップへ進みます。
でもいきなり会議を始めるのではなく、まずは会議の方向性について議論し、合意を得るという行為を行います。
この会議の方向性を考える、言い換えると「会議をデザインする」という行為が大きなポイントとなります。こうすることで、あやふやだった会議の目的と必要なアウトプットを定義することができるようになります。
そうです。目的を明確にし、プロセスのアウトプットを定義するというプロジェクトマネジメントでは当たり前のことを当てはめただけですが、とても有用だとは感じられませんか？
ここで作成したルールに従い議論し、さらに考えを深めて行くことになりますが、この段階では事前の「自由トーク会議」で会議に参加する個人の意見や、会議全体としてのおおよその方向性が見えてくるので、リーダーは設定した議論のポイントから外れないように会議を誘導します。このタイミングでは結論はまだ出しません。
このときありがちなのは、リーダーがリードしない（会議がフリートークの延長になってしまう）、逆に恣意的に結論を誘導しようとする（方向性が見えたので総意としての結論のふりをして自分の結論をチームに押し付けようとする）ことです。
忘れていけないのは、この場はまだ結論を出すところではないということです。それを忘れて結論を出せる状況にあると焦って考えてしまう、つまりせっかく作った会議のデザインを自らが壊してしまうことは避けなければなりません。
繰り返し言いますが、ご紹介している手法は私たちが日ごろ会議で行っている思考と行動をモデル化して、定義し、分割しただけです。会議の在り方の改革を提案しているのではありません。ですから、結論にたどり着くまでそれなりの時間を要するのは、いままでとさほど変わらないのです。
でも会議の目的と性格を明確にするだけで、無駄な会議になるのを避けることができる可能性はグッと広がるはずです。
次のステップは「決定する会議」です。やっとここまで来ました。充分な議論の後、会議総意としておおよその結論が見えてくるか、対立する意見が絞られてきているはずです。
前のステップでさんざん議論してもなお対立する意見に対して、どのように結論を導き出すのか。これは非常に重要なことですが、今回のブログのテーマから少し外れるので、別の機会にご紹介することにします。
ただキットＰＭはこの問題に対しては、このブログでも過去に何度となく取り上げた、ＴＯＣの「思考プロセス」というテクニックを使うことを推奨しているとだけ、申し上げておきます。
「決定する会議」はいうまでもなくとても重要な会議であることは間違いがありません。そのため決めきれずに結論を出せないのは禁物ですが、拙速に結論に飛びつくことも問題です。特にその結論の影響範囲が広いと、慎重にならざるを得ません。
そこで重要になるのがもう一つの会議体である、「説明し承認を得る会議」です。
会議のメンバーで時間をかけて散々議論して出した結論が、上位権限者から見ると結構とんでもなかったりすることがあり、簡単にひっくり返されてしまったりすることはサラリーマンなら誰しもが経験することだと思います。
この理由もいろいろと考えられるのですが、重要なポイントになるので次回さらに掘り下げることにします。