９月も最終週となりました。お彼岸も過ぎ、もう完全に季節は秋モードにチェンジしたようです。このブログで毎年同じことを言ってるような気がしますが、こうなるとあっというまに年末が来て、新年を迎えることになります。時が過ぎるのは早いものです。
日本の組織で最も生産性の足を引っ張っているとキットＰＭが考える、非効率会議の改革について考えています。
改革といってもあれこれ正論をぶち上げて、今までのやり方を否定して、強硬に変えるのでは、組織が受け入れを拒否することはまず間違いありません。何事も変わるという事には大なり小なり抵抗があるものです。
そこでキットＰＭの提案として、今ある会議を構造化し、それぞれの会議毎の目的を明らかにすることで、効率を上げることができるのではと考えました。
まず会社で行われている会議を、「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」の５つに分けました。
会議の流れとしては「自由トーク」から「議論・検討」へ進み「決定」と収束したいのですが、その前に「承認」という重要な会議が必要になる事を指摘しました。
「特定の誰かに説明し承認を得る会議」は、これも組織では普通に行われている会議ですから、この重要性は皆さんもよくご存知だと思います。結構緊張するし、準備も大変です。
この会議では、これまでの検討経緯や方向性を説明するのですが、決定権者が知りたいと思うような情報を、論理的にかつコンパクトにまとめて説明することがポイントになります。
この段階で、これまで自分たちが煮詰めてきた方向性や結論が否定されることがあります。もしそうなってもがっかりする必要はありません。逆に喜ばしいことと考えることが大事です。
どうしてなのか？タイミングにも寄りますが、できるだけ早い段階で方向性のチェックができる機会を得ることは重要です。何かを会議で決定する場合、その決定に影響される人の存在を当初から意識して、根回しをする（実に日本的ですね！）と物事をスムーズに進める事ができます。
チョットまとめてみましょう。
会議で何らかの決定を行おうとすると、会議には参加してないけどその結論に大きな影響を受けるステークホルダーがいます。
特に私たち日本人の社会構造は、権限や立場を超えた所にいる"誰か"の気持ちを忖度(流行語大賞間違いなし？)する事を求められることがあります。その良し悪しはここでは触れませんが、少なくとも無視できないポイントである事は間違いないのです。
もしあなたが属する組織がそのような環境にあるのであれば、意思決定のプロセスにあらかじめ組み込んでおく事が必要になります。
その際、どのタイミングで誰に説明するか十分に検討します。つまり意思決定のプロセスを設計するという事です。
ここで設計したプロセスは、汎用のテンプレートとして(できるなら)定義し、組織で共有します。ただ、プロジェクトなどでは通常業務とはステークホルダーの数が異なるので、意思決定プロセスをカスタマイズして適用することになります。
いずれにしても、この"ネマワシ"の会議を経て「決定する会議」に進みます。このとき重要なのは、ステークホルダーをちゃんと特定して、区別して、個別の対応を定義付けすることになります。
残念ながらこの流れは今の日本の組織で、もっとスマートに効率よくするのはなかなか難しいかと思います。まずは現状を認めて、そこに少しの工夫をすることで、改善していくということが遠回りのようで近道なのかもしれません。
次回は、「情報を共有する会議」について考えを進めていくことにします。