この3連休の週末は台風にしてやられた感があります。この時期仕方がないとは言え、列島縦断は結構な破壊力で、また各地に大きな被害をもたらしたようです。被害に会われた方にはこころよりお見舞い申し上げます。
キットPMの地元である北摂地方は夜半大荒れになりましたが、行く足が速くなったようで影響は時間的には短かく、夜中過ぎには雨も風も治まったようです。
さて、こちらのブログも少々スピードを上げていくことにします。ただ考えるべき要素が多く簡単にはまとまりません。
オフィスの効率に最もマイナスの影響を与えている事象である、「長時間会議」「無駄な残業」「責任回避の強いベクトル」を挙げて、そのプロジェクトマネジメントからのアプローチでの解決策を考えています。
「長時間会議」の問題です。前回の考察では、会議の本質は意思決定することであり会議が長引くもしくは結論が出ないのは、組織に意思決定の仕組みが明確に定められていないからと結論しました。
ただこの課題、上に挙げた３つ目の課題にある「責任回避の強いベクトル」と密接な関係にあります。
時として、「長時間会議」は「決めきれない会議」であり「責任を分担するセレモニー」となっていると言うことです。そういう意味では、意思決定のルールがないわけではなく、暗黙のルールとして敢えて「非効率なルール」が設定されているのかもしれません。
働き方改革では、この暗黙のルールを取り払い、新しいルールに変えていくことが必要となりますが、そもそも「責任を取りたくない」という根本にある文化を変えることができるのでしょうか。
この問題にプロジェクトマネジメント的なアプローチをすると、まず意思決定の論理的な構図（仕組み）を考えることになります。それは、責任者とその権限範囲を明示し、組織がそれを共有し、その責任に則って意思決定をしていくという形になってしまいます。なぜなら論理的だからです。
外資系の会社でよくあるように、責任者は自己のコントロールが利く社員、つまり部下の意見を一対一のやり取りにより集め、その情報と自己の考えから決断を下すようにすれば、意味のない会議を省き素早い意思決定が可能になります。
でもそれが私たち日本人にできるくらいなら、こんなに苦労することはありません。まず、上司と一対一で意見を述べよと言われても、そう簡単に本音をさらすことはできません。同じ部署のあの人はどう考えているのか、この人はどう考えているのか、時には隣の部署のあの人の意見は？などとそれを確認できないと、自分の意見を表明するのは難しいと感じてしましまいます。
なぜなら、私たちの思考と行動はいつも相対的だからです。誰かの考えや行動に対して自分のそれを変えていくことが普通になっています。ちょっと想像してみましょう。
怖いもしくは苦手としている上司から呑み会に誘われた時、例えば子どもの誕生日などの大事な用があっても、それに従うことが後々の面倒を避けるために必要なら、従うのがよくあるパターンです。逆にいい上司で状況を判断してくれる人であれば、事情を説明して断るという行動を選択することも普通にあることです。
このように相手の状況、チームのそれぞれの考えなどを吟味して、自分の立場を決めることが社会生活を送っていくのに大事なことであるのは実感として理解できることだと思います。
この思考形態であれば、会議が長引く割には議論に乏しく、ただ時間が無駄に過ぎていくことになります。このような時、リーダーは仕方ないので自分の意見を述べるしかないのですが、そのこと自体が会議メンバーの忖度を生み、「そこまで言うのならそれで良いんじゃない？だって言い出しっぺが責任取るんだろう。」という状況に陥るのは必至です。
これを合理的に解決するには、会議の構造を考え直すことが有効だと思います。
会議の構造とは「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」など、会議の目的によって会議体系を分類し、定義することです。その上で、「自由トーク」→「議論、検討」→「決定」というように、最終的な目的まで会議体の組み合わせを定義して、それに従って会議全体をコントロールするということになります。
数時間の会議でこの構造を網羅する会議もあるでしょうし、それぞれを週に１回のペースで実施する場合もあるかもしれません。これも会議の構造（設計）っとなります。
お気づきかもしれませんが、このやり方はいつも行っている会議の内容を分類し組み合わせただけで、根本的な「改善（改革）」にはなっていません。ただ、混然一体となっていたものを整理しただけですが、これだけでも随分働き方の様子が変わってくるとお思います。
次回もさらに突っ込んんでいきますので、ご期待ください。