二週連続の台風襲来となったこの週末ですが、皆さんの地域は大丈夫だったでしょうか。こちら北摂地方は結構な雨が降りましたが、特に大きな問題も起きず夕方には晴れ間ものぞくほどでした。
前回まで考えていたのが、残業は純粋に業務負荷の増大によるものと、する必要のない残業を行っているものの２つに区分できると考えてきました。前者の場合は経営の考え方から出ているものですから、その対応は経営判断でできるはずで、後者は日本の文化的な心理要因から発生しているもので、その解決には経営と別の側面、例えば個の自律と自立をどう実現するかなどのアプローチが必要ではないかと考えていました。
でもよく考えてみると、残業そのものを”絶対悪”としてみるのではなく、”必要悪”と位置付けると対応の在り方が変わってくるのではないかと、気が付きました。
つまり対策としては、残業を行う必要性の追求と説明を明確にし、必要な残業であれば行うし、不必要であればやらなければいいというだけのことなのではないでしょうか。
もちろんそのためには、部署内の各メンバーが抱えているミッションや作業負荷状況などを管理職が把握していることが必要になります。
その上で負荷の偏りを防ぐ方法や、個々のメンバーの進捗状況のチェックなどマネジメントすることが重要になります。
あれっ？これってプロジェクトマネジメントで行っていることと同じですね。通常、分かり切ったこまごました作業をいちいち計画書に落とし込んで管理することはあまり行わないものですが、敢えて計画することを始めてみるとどうでしょうか。
誰もが見ることができる作業計画があると、そこから送れている作業や、余裕のある作業などを確認することができるようになります。
例えば、遅れている作業に余裕のある作業から人手を回すとか、緊急性の高い作業があれば全ての作業を一旦止めて緊急対応するものですが、その影響がどこにどう表れるかなど部署内で共有することができるようになります。
当然無駄な残業をしている人がいれば、それを注意することもできわけです。自分がする仕事もないのに会社に残っている矛盾がみんなに見えてしまう
わけですから、いくら課長がいるからとか、他の人が残業しているからとかいう理由で残業することもなくなるはずです。
またメンバーの負荷状況も一目ですから、一部のメンバーに負荷が偏っているなどの状況だと昨今の流れで考えれば、必然的に企業はその是正を行うように勧告することになります。
つまり、労働の負荷状況をオープンにすることで初めて状況を把握でき、その原因を探り、対策を立てることが可能になるわけです。
では具体的にどのように日々の作業の計画を立てればいいのでしょうか。次回はキットＰＭも実践したことのある、ユニークで興味深い手法をご紹介することにします。